Kesin kabul: sözleşme konusu yapım işinin fen ve sanat kurallarına uygun olarak yapıldığını ve kullanıma engel bir durum teşkil etmediğini ifade eder.
Yapım işlerinde yüklenici ve alt yükleniciler, yapının fen ve sanat kurallarına uygun olarak yapılmaması, hileli malzeme kullanılması ve benzeri nedenlerle ortaya çıkan zarar ve ziyandan, yapının tamamı için işe başlama tarihinden itibaren kesin kabul tarihine kadar sorumlu olacağı gibi, kesin kabul onay tarihinden itibaren de onbeş yıl süreyle müteselsilen sorumludur.
Kesin kabul sürecine ilişkin düzenlemeler, “Yapım işleri Genel Şartnamesi (Md. 44-Kesin Kabul)” ile “Yapım İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliği (Üçüncü Bölüm – Kesin Kabul)” nde yapılmıştır.
Kesin kabul sürecinde, geçici ve kesin kabuller arasında, yüklenici tarafından yapılması gereken, sürekli bakım niteliğindeki işlerin sözleşme uyarınca yapılıp yapılmadığı kabul komisyonu tarafından incelenerek tespit olunur.
Devamlı bakım hususunda yüklenicinin herhangi bir yükümlülüğü yoksa kesin kabul komisyonu, geçici kabul sırasında iyi durumda ve kabule elverişli olduğu tespit edilmiş olan işlerde teminat süresince kullanılma sonucunda meydana gelen normal aşınma ve eksilmeden doğan durumlar haricinde, işin fen ve sanat kurallarına uygun yapılmamasından kaynaklanabilecek herhangi bir bozukluğun veya geçici kabulden sonra ortaya çıkan bir kusurun olup olmadığını inceler.
Teminat süresi içinde yüklenicinin, bütün yükümlülüklerini yerine getirmiş olduğu ve kendisine yüklenebilecek kesin kabulü engelleyecek bir kusur ve eksiklik görülmediği takdirde kesin kabul tutanağı düzenlenir. Eğer bu süre içinde, sorumluluğu yükleniciye atfedilmeyecek bir kusur veya eksiklik tespit edilmişse bu da tutanakta ayrıca belirtilir.
Kesin Kabul Tarihi
Kesin Kabul, Yapım İşleri Genel Şartnamesi ve Yapım İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliği hükümlerine göre yüklenicinin müracaatına bağlı olarak sözleşmede belirtilen teminat süresinin bitimiyle yapılır. Teminat süresi Yapım İşleri TİP Sözleşmenin 20. Maddesinde belirtilmiştir ve genellikle 12 ay olarak uygulanır.
Kesin kabul işlemleri, kesin kabul için belirlenen tarihte (geçici kabul itibar tarihinden itibaren sözleşmede belirtilen teminat süresinin bitimiyle birlikte), yüklenicinin başvurusu ile geçici kabuldeki esas ve usullerle yapılır. Yüklenici tarafından kesin kabulün yapılması için herhangi bir müracaat yapılmadığı durumlarda kesin kabul işlemlerine idarece re’sen başlanabilir.
Kesin Kabul işlemlerinin zamanında yapılmaması durumunda aşağıdaki sıkıntılar doğacaktır;
- Zaman içerisinde idarece inşaatta yapılacak değişiklikler, eklemeler ve kullanım sonucu oluşacak hasarlar, yüklenicinin kusurlarının gizlenmesine neden olabileceği için yükleniciden kaynaklı kusurlar sağlıklı tespit edilemez ve sağlıklı bir kesin kabul yapılmasına engel teşkil eder.
- Süreye bağlı kesin teminatların süresinin bitmesi sonrasında tespit edilecek kesin kabul eksikliklerinin idarece yüklenicinin nam ve hesabına yaptırılması ve tahsili zorlaşacaktır.
- Yüklenicinin ölümü, iflası vb. durumlarda kabulde tespit edilecek eksik ve kusurların giderilmesi imkansız hale gelebilir.
- Sürecin uzamasıyla kabul aşamasında tespit edilecek eksik ve kusurlarda sorumlu kamu görevlilerinin sorumluluğunun tespiti zor olacaktır.
Yüklenici tarafından belirtilen tarihte kesin kabul için başvuruda bulunulmasına rağmen idare tarafından kesin kabulden kaçınılması durumunda yüklenici tarafından idarenin kesin kabulden kaçındığı iddiasıyla tespit davası açılabilir. Yargıtay 15 HD. 20.3.1978 tarih ve 577 E.583 K. sayılı kararda;
Kesin kabul için belirlenen tarihten itibaren yüklenicinin başvurusuna rağmen idarenin kesin kabulden kaçınması halinde ise, yüklenici, işin kesin kabule hazır olduğu ve idarenin kesin kabulden kaçındığı iddiasıyla tespit davası açabilir.
İdare, yüklenicinin yaptığı işlerde kesin kabul tarihine kadar geçen zaman içinde herhangi bir aksaklık gördüğü takdirde, bu aksaklıkları düzelttirip onarmakla birlikte, işin niteliğine göre aksaklığı tespit edilen yapım işlerinin kesin kabul işlemlerini uygun bir tarihe erteleyebilir. Bu takdirde kabulü ertelenen kısım için, idarenin uygun göreceği bir tutarda teminat alıkonur (Yapım İşleri Genel Şartnamesi 25.2.)
Kesin Kabul Başvurusu ve Kesin Kabul Teklif Belgesi
Kesin kabul için öngörülen süre tamamlandığında, (Sözleşmede belirtilen teminat süresinin bitimiyle birlikte) işin kesin kabul işlemlerinin yapılması için Yüklenici tarafından idareye yazılı başvuruda bulunulur. Yüklenici tarafından herhangi bir müracaat yapılmaması durumunda idare kesin kabul işlemlerini re’sen başlatabilir.
Yüklenicinin kesin kabul talebinde bulunmaması ve kesin kabul sürecinin idare tarafından re’sen başlatılması durumunda nasıl bir yol izleneceğine ilişkin mevzuata net bir açıklama yapılmamıştır. Bu gibi durumlarda Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 44/1. Maddesinde belirtilen “geçici kabuldeki esas ve usullerle kesin kabul yapılır” ifadesine dayanarak süreç geçici kabuldeki gibi yürütülmelidir.
Kesin kabulün idare tarafında re’sen başlatıldığı durumlarda (Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 41/3.) kesin kabul için belirtilen tarihte yapı denetim görevlisi veya idarece görevlendirilecek işin niteliğine uygun sayıda teknik eleman tarafından iş yeri incelenerek o günkü durum bir tutanakla tespit edilir. Bu inceleme sırasında yüklenicinin veya vekilinin de hazır bulunması gereklidir. Yükleniciye yapılacak tebligata rağmen kendisi veya vekili gelmezse yapı denetim görevlisi veya idare bu incelemeyi tek taraflı olarak yapar ve düzenlenen tutanakta bu husus belirtilir.
Yapım İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliği’nin 6.2. Geçici Kabul Başvurusu Maddesinde “Zorunlu bir neden olmadığı taktirde, başvuru tarihinden itibaren en geç on gün içinde iş, yapı denetim görevlisi tarafından ön incelemeye tabi tutulur.” Belirtilmişken kesin kabul ön inceleme sürecinin ne kadar süreceği belirtilmemiştir.
Yapım İşleri Genel Şartnamesini geçici kabul maddesinde 41.2. Maddesinde “Yapılan işler, yapı denetim görevlisi tarafından ön incelemeden geçirilir ve yapılan tespitler bir tutanağa bağlanır. Bu inceleme sırasında yüklenicinin veya vekilinin de hazır bulunması gereklidir.” Şeklinde belirtilmişken kesin kabule ilişkin bir açıklama yapılmamıştır. Yüklenici tarafından ileri sunulacak olan hak ihlallerine ilişkin durumu tespiti açısından kesin kabul sürecinde de yükleniciye bildirimde bulunulması uygun olacaktır. 4735 Sayılı Kamu ihale Sözleşmeleri Kanunun (Md.4) “..Bu kanun kapsamında yapılan kamu sözleşmelerinin tarafları, sözleşme hükümlerinin uygulanmasında eşit hak ve yükümlülüklere sahiptir…” maddesi gereği yükleniciyi doğrudan ilgilendiren durumlarda yüklenicinin hazır bulunulması için bildirimde bulunulması uygun olacaktır.
Kesin kabul için yüklenici tarafından yazılı başvuruda bulunulması yada idare tarafından re’sen başlatılması durumunda idare tarafından görevlendirilen teknik personel tarafından işin Kesin Kabule hazır olup olmadığı tespit edilir. Muyane ve Kabul Yönetmeliğinin 10.2. maddesine göre işin kesin kabule uygun bulunması durumunda (Ek-3) Kesin Kabul Teklif Belgesi düzenleneceği belirtilmiştir.
Yapım işleri genel şartnamesi ile muyane ve kabul yönetmeliğini incelediğimizde kesin kabul ön inceleme sürecinde kesin kabule engel durum tespit edildiğinde nasıl bir işlem yapılacağı net bir şekilde ifade edilmemiştir.
Kesin Kabul Teklif Belgesini incelediğimizde de “….işin sözleşme ve eklerine uygun ve kesin kabul yapılabilecek halde olduğu/olmadığı tespit edilmiştir” cümlesi yer almaktadır. Yani ön incelemede işin kesin kabule uygun olmaması durumunda da uygun olmadığına ilişkin kesin kabul teklif belgesinin düzenlenmesi gerekmektedir.
Ön inceleme sürecinde işin Kesin Kabulüne engel bir durum tespit edildiğinde;
– Yapım İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliğinin “Md.12-Kesin Kabulde Görülecek Kusur ve Noksanlar”
(2) Kesin kabul sırasında tespit edilen kusur ve noksanlıklar kesin kabule engel olacak nitelikte bulunduğu taktirde; kabulü engelleyen kusur ve eksiklikler bir tutanakla tespit edilir ve kesin kabul işlemi yapılmaksızın kusur ve eksikliklerin giderilmesi için bir süre belirlenerek durum idareye bildirilir. Kesin kabul muayenesi noksan ve kusurların giderilmesinden sonraya bırakılır. İdare, bu kusur ve eksikliklerin giderilmesi hususunu yükleniciye bildirir.
– Yapım İşleri Genel Şartnamesinin “Md.44-Kesin Kabul”
- b) İşin kesin kabulüne engel herhangi bir durum görüldüğü takdirde, kabulü engelleyen kusur ve eksikler kabul komisyonu tarafından bir tutanakla tespit edilir ve kesin kabul işlemi yapılmaksızın kusur ve eksiklerin giderilmesi için bir süre belirlenerek durum idareye bildirilir. İdare bu kusur ve eksiklerin tutanakta belirlenen süre içerisinde giderilmesi hususunu yükleniciye tebliğ eder. Kusur ve eksiklerin yüklenici tarafından giderildiği idarece tespit edildiğinde kabul işlemi sonuçlandırılır.
Maddeleri gereği;
- Kusur ve eksiklikler yapı denetim görevlisi yada idarece görevlendirilen teknik eleman tarafından bir tutanakla tespit edilir
- Belirlenen eksik-kusuruların tamamlatılabilmesi için bir süre belirlenerek durum idareye bildirilir.
- İdare eksik ve kusurlu işlerin tamamlatılması için durumu yükleniciye bildirir.
- Belirlenen sürenin sonunda, yüklenici bulunsun veya bulunmasın, işin son durumu, yapı denetim görevlisi tarafından düzenlenecek bir tutanakla tespit edilir.
- Eksik ve Kusurulu işler tamamlatılmışsa Kesin Kabul Teklif Belgesi düzenlenir.
- Belirtilen sürenin sonunda iş tamamlanmamışsa ve 30 gün içinde tamamlanacaksa geçen sürede ceza kesintisi uygulanır.
- Eksik ve kusurlu işler belirlenen süreden sonraki 30 günlük süre içerisinde de tamamlanmamışsa idare, yüklenici hesabına eksikliklerin giderilmesini kendisi yaptırabilir.
İdare gerek kusur ve eksikliklerin yüklenici hesabına giderilmesi bedellerini, gerekse vukuunda belirtilen bekleme cezalarını yüklenicinin varsa hakedişinden, hakedişi kalmamışsa teminatından kesmeye yetkilidir.
Kesin Kabul Komisyonu
Komisyon, bir tespit makamı olup kendisine görev veren makam adına görevlendirme yazısında yazan esaslar dahilinde görevini yapıp raporlar. Yapım işleri Muyane ve Kabul Yönetmeliğinin 10.3. Maddesi gereği, Kesin Kabul Teklif belgesinin hazırlandığı tarihten itibaren en geç 10 gün içinde yetkili makamca kesin kabul komisyonu oluşturulur ve durum yazılı olarak yükleniciye bildirilir.
4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri kanunun 11. Maddesine göre “Teslim edilen mali hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacaken az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılır”. Muayene ve kabul komisyonlarının kuruluşuna ilişkin esaslar Yapım İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliğinin 3. Maddesinde belirtilmiştir. Buna göre;
- Kesin kabul komisyonu yetkili makam tarafından biri başkan olmak üzere en az üç kişiden oluşturulur.
- Komisyon üye sayısı toplam sayı tek olmak üzere yeteri kadar arttırılabilir.
- Komisyonlarda görev alacak personellerin tamamının teknik eleman olması zorunludur.
- İşin denetiminde bulunan yapı denetim görevlisi muayene ve kabul komisyonlarında görev alamaz.
Muayene ve Kabul Yönetmeliğinin 5. Maddesi gereği, muayene ve kabul komisyonları eksiksiz olarak görev yapar ve kararlarını çoğunlukla alır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Çoğunluk kararına karşı olanlar, karşı olma nedenlerini kararın altına yazarak imzalamak zorundadır.
Muayene ve kabul komisyonu başkan ve üyeleri, yapı denetim görevlileri ile diğer ilgililerin görevlerini kanuni gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının, taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının tespiti halinde, haklarında ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanır. Ayrıca, fiil veya davranışlarının özelliğine göre haklarında ceza kovuşturması da yapılır ve hükmolunacak ceza ile birlikte tarafların uğradıkları zarar ve ziyan genel hükümlere göre kendilerine tazmin ettirilir.
Kabul komisyonu, yüklenicinin yaptığı işte tereddüt doğuran durumlar görürse, durumun tahkiki için, sözleşmede yazılı olmasa bile, her türlü giderleri yükleniciye ait olmak üzere gerekli teknik deneylerin yapılmasını isteyebilir (Yapım İşleri Genel Şartnamesi 41/10).
Kesin Kabul İncelemesi
Kesin kabul komisyonu, kurulmasından itibaren en geç on gün içinde işyerine giderek yüklenici tarafından gerçekleştirilen işleri Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 41 ve 44 üncü maddelerine göre inceler, muayene eder ve gerekli gördüğü kısımların işletme ve çalışma deneylerini yapar. Kesin kabule engel bir durum bulunmadığı taktirde, işin kesin kabulünü yapar (Muayene ve Kabul Yönetmeliği Md.4/2). Komisyon incelemesi için belirtilen 10 günlük süre gerekli durumlarda yetkili makam tarafından uzatılabilir.
Kesin kabul komisyonunca yapacağı incelemede;
- İşin geçici kabul ve kesin kabulü arasında yüklenici tarafından yapılası gereken sürekli bakım niteliğindeki işlerin sözleşme uyarınca yapılıp yapılmadığı,
- Teminat süresince kullanılma sonucunda meydana gelen normal aşınma ve eksilmeden doğan durumlar haricinde, işin fen ve sanat kurallarına uygun yapılmamasından kaynaklanabilecek herhangi bir bozukluğun veya geçici kabulden sonra ortaya çıkan herhangi bir kusur olup olmadığı
Durumlarını kontrol eder, gerekli gördüğü kısımların işletme ve çalışma deneylerini yapar.
Kesin kabul inceleme sürecinde tespit edilen kusur ve noksanların kabule engel olup olmama durumuna göre farklı yol izlenir (Yapım İşleri Genel Şartnamesi Md.44-5)
- Kesin kabul sırasında tespit edilen eksiklikler kabul yapılmasına engel olmayacak nitelikte ise;
Kesin kabul tutanağı düzenlenir, kusur ve eksiklikler tutanakta açıkça gösterilir ve tamamlanmaları için verilen süre tutanakta belirtilir. Bu şekilde tanzim edilen tutanaktan birer nüsha yapı denetim görevlisine ve yükleniciye verilir. Kesin kabul tutanağı, kusur ve eksikliklerin tamamlandığının yapı denetim görevlisi veya idarece görevlendirilen teknik personel ile yüklenici tarafından tespit edilerek tutanağa bağlanması ve bu tutanağın yetkili makama gönderilmesinden sonra işleme konulur.
Tespit edilen eksiklikler, belirlenen sürede yüklenici tarafından giderilmezse bu sürenin bitiminden sonra eksikliklerin giderilmesine kadar geçecek her gün için, sözleşmesinde günlük gecikme cezası olarak yazılan tutarın %10’u oranında günlük ceza uygulanır. Kesin kabul tutanağı onay tarihi kusur ve eksikliklerin giderildiği tarihe ertelenir. Ancak gecikme otuz günü geçerse ceza uygulamasına devam edilmekle birlikte idarece kusur ve eksiklikler yüklenici nam ve hesabına giderilebilir.
- Kesin kabul sırasında tespit edilen eksiklikler kesin kabule engel olacak nitelikteyse;
Kabulü engelleyen kusur ve eksikler kabul komisyonu tarafından bir tutanakla tespit edilir ve kesin kabul işlemi yapılmaksızın kusur ve eksiklerin giderilmesi için bir süre belirlenerek durum idareye bildirilir. İdare bu kusur ve eksiklerin tutanakta belirlenen süre içerisinde giderilmesi hususunu yükleniciye tebliğ eder. Kusur ve eksiklerin yüklenici tarafından giderildiği idarece tespit edildiğinde kabul işlemi sonuçlandırılır.
Tespit edilen eksiklikler, belirlenen sürede yüklenici tarafından giderilmezse işin tanzim edilen tutanağın yükleniciye tebliğ edildiği tarihten sonra eksikliklerin giderilmesine kadar geçecek her gün için, sözleşmesinde günlük gecikme cezası olarak yazılan tutarın %10’u oranında günlük ceza uygulanır. Gecikme otuz günü geçerse ceza uygulamasına devam edilmekle birlikte idarece kusur ve eksiklikler yüklenici nam ve hesabına giderilebilir.