Kamu İhale Kurumu tarafından devreye alınan E-Şikayet modülü ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılan ihalelerde; aday, istekli veya istekli olabileceklerin ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla yapacakları şikayet ve itirazen şikayet başvuruları ile bu başvuruların incelenmesi ve karara bağlanması işlemleri EKAP üzerinden elektronik olarak gerçekleştirilecek.
E-Şikayet modülü ile firmalar şikayetlerini kuruma gitmeden elektronik olarak iletecekler ve idarelerde süreci elektronik ortam üzerinden yürütebilecekler. Böylece şikayet başvurularının taşıması gereken şekil unsurlarına ilişkin hataların önüne geçilmiş olacak ve olası hak kayıpları da önlenecektir.
E-Şikayet başvuru düzenlenmesine ilişkin idarelerin ve firmaların dikkat etmeleri gereken hususları belirten Kamu İhale Kurumu bilgilendirme metnini aşağıda görebilirsiniz.
İdarelerin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar
Aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından EKAP üzerinden e-imza kullanarak oluşturulan e-şikâyet dilekçesi ve ekleri idarelerin kullandığı EKAP ana sayfasında Şikâyetler başlığı altında görüntülenebilecektir.
– İdareye gelen e-şikâyet başvurusunun içeriğini, EKAP’ta Satın Alma Sorumlusu sahip idare kullanıcıları kendi bilgisayarına indirebilecektir.
– İdareye e-şikâyet başvurusu olduğunda EKAP’ta Satın Alma Sorumlusu sahip idare kullanıcılarına e-mail olarak bildirim gönderilecektir.
– EKAP’ta görüntülenen e-şikâyet dilekçesi ve eklerinin çıktısı alınarak İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların yapılacağı yerler” başlıklı 9’uncu maddesinin dördüncü fıkrası gereğince başvuru dilekçelerinin derhal kaydı yapılarak, kayıt tarih ve sayısı dilekçenin üzerine yazılarak ilgili işlemlere devam edilmelidir.
– Şikâyet başvurularına verilen cevabın idare tarafından imzalanmış halinin EKAP’a yüklenmesi gerekli olup “şikâyete cevap tebligatı” kullanılarak ilgili kişilere söz konusu cevabın bildirimi yapılmalıdır.
Aday, İstekli veya İstekli Olabileceklerin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar
-Kullanıcı adı ve şifre ile EKAP’a giriş yapıldıktan sonra açılan ana sayfada yer alan E-şikâyet bağlantısına tıklanarak e-şikâyet başvurusu işlemleri başlatılmalıdır.
-“E-şikâyet Düzenleme Yetkilisi” rolüne sahip kullanıcı EKAP üzerinden e-imza kullanarak e-şikâyet başvurusu düzenleyebilecektir. Bu nedenle, platform sorumlusu rolüne sahip kişi tarafından “E-şikâyet Düzenleme Yetkilisi” rolüne atama yapılmalıdır.
-E-şikâyet düzenleme yetkilisi rolüne münferit veya müştereken atama yapılabilecektir. Müşterek olarak yetkilendirilen kullanıcılar farklı bilgisayarlardan e-şikâyet başvurusunu e-imza kullanarak imzalayabilecektir.
-İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesi gereğince, e-şikayet dilekçesi ekine ilgisine göre EKAP’ın entegrasyon aracılığı ile sağladığı temsile yetkili olunduğuna dair belge (ilgili ticaret sicil gazetesi bilgileri veya vekaletname) ilgisine göre eklenmelidir. Ayrıca, İlana ve ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik başvurularda, şikâyet dilekçesi ekine ihale konusu alanda faaliyet gösterildiğine ilişkin belge (Esnaf ve sanatkârlar oda kayıt belgesi gerçek kişiler için) veya belgeye ait bilgiler (Ticaret sicil gazetesi bilgileri) dilekçe ekine eklenmelidir. EKAP üzerinden e-şikâyet başvuruları e-imza kullanılarak yapılacağı için dilekçe ekine imza beyannamesi/imza sirküleri eklenmesine gerek yoktur.
-Varsa şikâyet konusu ile ilgili diğer bilgi ve belgeler taranarak dilekçe ekine yüklenmelidir.
-Ortak girişim adına yapılacak şikâyet başvurularında İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesinin sekizinci fıkrası gereğince başvurulara, ortak girişim beyannamesinin veya sözleşmesinin, özel ortak tarafından yapılan başvurularda ayrıca özel ortağa temsil yetkisi verildiğine ilişkin belgenin eklenmesi gerekir. Ancak teklif zarfı içerisinde bu belgelerin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler aranmaz.
Bu kapsamda,
- E-ihalelerde ortak girişim beyannamesi EKAP üzerinden e-imza kullanarak oluşturulduğu için pilot/koordinatör ortak bu belgeyi dilekçeye eklemeden ortak girişim adına e-şikâyet başvurusu düzenleyebilecektir.
- Elektronik olarak yapılmayan ihalelerde ise idareler tarafından EKAP’ta teklif değerlendirmenin 1.oturumunda ortak girişime ait bilgiler kaydedilmekte olup teklif zarfı içinde ortak girişim beyannamesinin sunulup sunulmadığı bu bilgiler içinde yer almaktadır. Bu yüzden ortak girişimlerin teklif zarfı içinde ortak girişim beyannamesini sunması önem arz etmektedir.