Yapım İşlerinde Elektronik İhale Nedir? Nasıl Yapılır? Nelere Dikkat Edilmelidir?

Hazırlanan bu makalede hem idareler hem de istekliler için Yapım işlerinde elektronik ihale nedir? Nasıl yapılır? Nelere dikkat edilmelidir açıklanmış. Elektronik ihale süreçleri incelenmiş ve bu süreçlerde yapılması gereken çalışmalar ile dikkat edilmesi gereken hususlar açıklanmaya çalışılmıştır.

1-Elektronik İhale Kavramı

Kamu İhale Kurumu tarafından EKAP AKADEMİ sayfası üzerinden yayımlanan Kamu İhale Terimler Sözlüğünde Elektronik İhale; Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihale olarak ifade edilmiş olup, bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili Uygulama Yönetmelikleri ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılmaktadır. Bu tür ihalelerde, EKAP üzerinden e-teklif şeklinde gönderilmeyen teklifler kabul edilmemektedir.

Başka bir açıklama ile Elektronik ihale, tüm  ihale  süreçlerinin  elektronik  ortamda gerçekleştirilmesi anlamına gelmekte olup, tanım olarak Kamu İhale Kurumu  tarafından  yayımlanan  Kamu Alımları İzleme Raporlarında, “Tekliflerin elektronik ortamda, EKAP üzerinden hazırlanarak istekli veya istekli adına yetkili kişi veya kişilerce  e-imza  ile  imzalandığı,  teklif  değerlendirme işlemlerinin  de  EKAP  üzerinden  tamamlandığı  ihale  yöntemidir.” şeklinde tanımlanmıştır.

Elektronik ihale, kamu kurum ve kuruluşlarınca yapılan alımların fiziki ortam yerine elektronik ortamda Elektronik Kam Alımları Platformu olan EKAP üzerinden gerçekleştirilmesi şeklinde de tanımlanabilir.

Kamu İhale Terimler Sözlüğünde E teklif ise Elektronik ortamda EKAP üzerinden hazırlanarak istekli veya istekli adına yetkili kişi veya kişilerce e-imza ile imzalanmış teklif olarak ifade edilmiştir.

1.1  Elektronik İhalenin Temel Amacı

Kamu İhale Kurumu tarafından yapılan açıklamaya göre Elektronik ihalenin temel amacı, uzun ve karmaşık bir yapıya sahip olan ihale süreçlerine ilişkin işlemlerin elektronik sistem marifetiyle daha basit ve hızlı bir şekle dönüştürülmesi ve 4734 sayılı Kanunda yer alan usul ve esaslar çerçevesinde asgari maliyet ve iş yükü ile gerçekleştirilmesidir.

2022 yılı itibariyle yasal olarak tüm ihale usulleri ile elektronik ihale yapılabilmesi mümkündür. Uygulamada gelinen aşama itibariyle açık ihale usulü ile 4734 sayılı Kanun’un 21’inci maddesinin (b), (c), (f) bentlerine göre pazarlık usulünün kullanılacağı ihaleler elektronik ortamda yapılabilmekte olup, bu bağlamda toplam ihalelerin yaklaşık %99,6’sı elektronik ortamda yapılabilir duruma getirilmiştir. Kamu İhale Kurumu tarafından yayımlanan Kamu Alımları İzleme Raporunda yer alan ve 2021 yılında gerçekleştirilen ihaleler incelendiğinde, toplam 65.991 ihaleni gerçekleştirildiği, bunun 30.198 adedinin ise (%45,76) elektronik ortamda elektronik ihale olarak gerçekleştirilmiş olduğu görülmektedir.

Buna ilişkin raporda yer alan bilgiler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.

2021 yılında 30.198 ihale elektronik ihale yöntemi ile gerçekleştirilmiştir. Bu ihalelerde 40.337 sözleşmeye ait 148.404.859.000 TL tutarında alım yapılmıştır.

Tablo 1.31. Elektronik İhalelerin İhale Türüne Göre Dağılımı

2-Elektronik İhale Mevzuatı

Kamu ihalelerinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesinin yasal dayanağı 4734 sayılı Kanununun “Elektronik Kamu Alımları Platformu” başlıklı Ek 1’inci maddesidir. Söz konusu maddede “Bu Kanun kapsamında yapılan ihalelerde; bu Kanunun 13 üncü maddesi hükümleri saklı kalmak üzere, ilan, ihale dokümanının hazırlanması ve verilmesi, katılım ve yeterliğe ilişkin belgelerin sunulması, tekliflerin hazırlanması, sunulması ve değerlendirilmesi, ihalenin karara bağlanması ve onaylanması, kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi ve sözleşmenin imzalanması gibi ihale süreciyle ilgili aşamalar ile her türlü bildirimler kısmen veya tamamen, Kurum tarafından oluşturulan Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilebilir. Elektronik Kamu Alımları Platformunun kurulması ve işletilmesi ile ihale sürecinde elektronik araçların kullanımına ilişkin esas ve usuller Kurum tarafından belirlenir. Bu Kanunun 13’üncü maddesi uyarınca yapılacak bütün ilanlar aynı zamanda Elektronik Kamu Alımları Platformunda da yayımlanır.” Hükümleri yer almakta olup, bu madde ile ihalelerin ve ihalelere ilişkin tüm iş ve işlemlerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesi konusunda Kamu İhale Kurumuna yetki verilmiştir.

Yapım işlerinde Elektronik ihale konusunda, 4734 sayılı Kanun hükümleri başta gelmek üzere, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 60/A maddesinde yer alan düzenlemelerin dikkate alınması gerekmektedir.

3-Elektronik İhale Zorunluluğu

18/05/2022 tarihli ve 31839 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan mevzuat ile Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinde değişiklikler yapılmıştır.

Yapılan değişiklikler ile;

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğine “Elektronik ihale zorunluluğu” başlıklı aşağıdaki ek madde eklenmiştir.

“EK MADDE 2- (1) Açık ihale usulü ile gerçekleştirilen ve yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına kadar olan ihalelerden 1/8/2022 tarihi veya sonrasında ilan edilenlerin uygulama yönetmeliklerinin “elektronik ihale” başlıklı maddelerine göre yapılması zorunludur.

(2) 4734 sayılı Kanunun 21 nci maddesinin birinci fıkrasının (b), (c) ve (f) bentleri gereğince pazarlık usulü ile gerçekleştirilen ihaleler ile açık ihale usulü ile gerçekleştirilen ve yaklaşık maliyeti Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına eşit veya üzerinde olan ihalelerden 3/10/2022 tarihi veya sonrasında ilan edilen ya da duyurulanların uygulama yönetmeliklerinin “elektronik ihale” başlıklı maddelerine göre yapılması zorunludur.”

Buna göre; İhalelerde elektronik ihale (e-ihale) yönteminin kullanımı zorunlu hale getirilmiş olup,

1 Ağustos 2022 tarihinden sonra, yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına kadar olan (yapım işlerinde 2022 yılı için bu tutar 73.407.984,50 TL’dir.) ve açık ihale usulü ile gerçekleştirilen ihalelerin,

3 Ekim 2022 tarihinden sonra tüm açık ihaleler ile 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (b), (c) ve (f) bentleri gereğince pazarlık usulü ile gerçekleştirilen ihalelerin, elektronik ihale yöntemi ile yapılması zorunlu olacaktır.

Ancak, Elektronik ihale zorunluluğunun uygulanmaya başlanması ile ilgili olarak yukarıda yer alan tarihleri; ihale usulü, alım türü, konusu ve yaklaşık maliyet kriterlerinden biri, birkaçı veya tamamını dikkate alarak 02/01/2023 tarihine kadar bir veya birden fazla kez ertelemeye Kamu İhale Kurumu yetkili olduğu düzenlendiğinden dolayı Kamu İhale Kurumu tarafından bu süreçte herhangi bir erteleme yapılmaması durumunda yapılan bu değişiklikler çerçevesinde elektronik ihale belli şartlarda dahilinde kademeli olarak zorunlu olacaktır.

4-Elektronik İhale Süreçleri

Elektronik ihalelerde, temel ihale süreçleri, klasik usulde fiziki ortamda gerçekleştirilen ihaleler ile aynı niteliktedir.

4.1. İhtiyacın ortaya çıkması ve ihale onayı ile başlayan ihale süreci;

4.1.1. İdare tarafından ihale   dokümanının hazırlanması, EKAP’a yüklenmesi ve ilan ile duyurulmasını içeren ihale hazırlık süreci,

4.1.2. İsteklilerin ilana ve dokümana erişimi ve teklif sunmasını içeren e tekliflerin sunulması süreci,

4.1.3. İhale komisyonu tarafından e tekliflerin değerlendirilerek ihalenin sonuçlandırıldığı teklif değerlendirme ve sonuç işlemleri sürecinden oluşmaktadır.

Elektronik ihalelerin hazırlık süreçleri de idare tarafından elektronik ortamda, EKAP üzerinden gerçekleştirilmektedir.  Doküman hazırlama aşamasında ihalede tekliflerin elektronik ortamda alınacağı seçenek tercih edilerek, elektronik ihalelere özgü şekilde ihale dokümanı hazırlanmaktadır.

Yine klasik usuldeki ihalelerde olduğu gibi istekliler ihaleye, ihale dokümanını EKAP üzerinden edinmek suretiyle katılabilmektedirler.

Burada dikkat edilmesi gereken önemli konulardan biri ihalelere  katılım  için  ihale  dokümanının  EKAP’tan  indirilmesi  zorunlu  olmakla birlikte, Kamu İhale Kurulunun 18.11.2020 tarihli ve 2020/DK.D-373 sayılı kararı ile doküman indirme işlemlerinde EKAP’ta kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler ile bunlar adına işlem yapanlar tarafından EKAP’a giriş yapılarak doküman indirme işlemlerinin kullanıcı sayfasından  gerçekleştirilmesi halinde dokümanın istekli olabilecek sıfatıyla indirilmiş kabul edilmesine karar verilmiş olması nedeniyle dokümanın e-imza ile indirilme zorunluluğu bulunmamaktadır.

İdarelerce elektronik ihale yapılması öngörülüyor ise ihalelerin hazırlık sürecinde bu seçeneğin seçilerek doküman hazırlama işlemlerinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bunun içinde ihale kaydı aşamasında, “İhale Kayıt” sekmesi altında yer alan “İhale Bilgileri” aşamasında tekliflerin elektronik ortamda alınacağı bilgisinin belirtilmesi gerekmektedir. İdareler tarafından ihalenin, elektronik ihale şeklinde yapılmasına karar verilmesi halinde; bu aşamada “Tekliflerin Elektronik Ortamda Alınması, Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması Öngörülüyor mu?” Sorusu için “Evet” seçeneğinin seçilmesi gerekmektedir.

İhale sürecinde ihale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere 4734 sayılı kanunun 6’ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale yedekleri ile birlikte komisyonunu oluşturulması gerekmektedir. İhale yetkilisi tarafından yedekleriyle birlikte görevlendirilen ihale komisyonu başkan ve üyeleri, idare tarafından EKAP’ta tanımlanmalıdır.

İdare tarafından klasik ihalede olduğu gibi ihale dokümanına yönelik açıklama yapılması halinde; yapılan açıklamalar EKAP’a kaydedilir ve kayıt zamanına kadar e-imza kullanarak dokümanı indirmiş olanlara EKAP üzerinden bildirilir.

4.2. Tekliflerin Sunulmasında İstekliler Tarafından Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

4.2.1. İstekliler tarafından e-ihalelere teklifler, EKAP üzerinden, Teklif mektubu ve ekleri doldurularak, e-Teklif olarak sunulmalıdır.

4.2.2.  e-Teklif, elektronik ortamda EKAP üzerinden hazırlanarak istekli veya istekli adına yetkili kişi veya kişilerce e-imza ile imzalanmış olması gerekmektedir. Ortak girişimlerde teklifin her bir ortak tarafından e-imza ile imzalanması gerekmektedir.

4.2.3. e-İhalelere  katılımda  istekliler  tarafından  aşağıdaki  belgeler elektronik ortamda sunulur:

• Teklif mektubu
•  Yeterlik Bilgileri Tablosu
• Birim fiyat üzerinden teklif alınan ihalelerde teklif mektubuna ek olarak birim fiyat teklif cetveli
• İş ortaklığı halinde katılım halinde iş ortaklığı beyannamesi

4.2.4. Yeterlik bilgileri tablosundaki eksik veya yanlış beyanlardan ötürü isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işlemi ile karşı karşıya kalmaları söz konusu olabileceğinden tabloda katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin beyanların noksansız ve doğru olarak doldurulması gerekmektedir. Bu konuda sorumluluk isteklilerdedir.

4.2.5. Ortak girişim olarak ihaleye katılım sağlanması durumunda yeterlik bilgileri tablosunun her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.

4.2.6. Kısmi teklife açık ihalelerde ise teklif mektubu eklerinin tamamının her bir kısım için ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.

4.2.7. Kamu İhale Kurulu tarafından alınan 24.05.2021 tarih ve 2021/DK.D-116 sayılı karar ile, ilan veya duyuru tarihi 08.06.2021 ve bu tarihten sonra olan ve elektronik ihale yöntemiyle yapılan ihalelerde aday  veya  istekliler  tarafından  teklif  kapsamında  geçici  teminat mektubu olarak yalnızca Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’nci  maddesine  göre  düzenlenen  elektronik  geçici  teminat mektuplarının sunulabileceğine karar verilmiş olup, Geçici teminat mektubu dışındaki nakit teminatların (idare tarafından ihale dokümanında belirtilen hesaba yatırılmalıdır.) saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırılmalıdır.

4.2.8. Elektronik ihalelerde, geçici teminat mektuplarının yanı sıra kefalet senetlerinin de sunulması mümkündür.

4.2.9. Geçici teminata (nakit veya mektup) ait bilgiler yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilmelidir.

4.2.10. Banka referans mektuplarının Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 20’nci maddesinin birinci fıkrasına uygun olarak alınması halinde, mektuba ilişkin ayırt edici numara; anılan maddeye uygun olarak alınmaması halinde ise düzenlenen mektuba ilişkin bilgiler, yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilmelidir.

4.2.11. İdare tarafından zeyilname düzenlenmesi halinde, e-tekliflerini geri almak isteyen istekliler, EKAP üzerinden e-imza kullanarak e-teklifi silmek suretiyle bu işlemi gerçekleştirirler.

4.2.12. Elektronik ihalelerin, ihale saatinden veya tekliflerin açılma saatinden önce iptal edilmesi durumunda e-teklifler ve bunlara ilişkin e-anahtarlar iptali izleyen iki iş günü içerisinde idare tarafından EKAP üzerinden silinir.

4.3. İhale komisyonu tarafından e tekliflerin değerlendirilerek ihalenin sonuçlandırıldığı Teklif değerlendirme ve sonuç işlemleri süreci

4.3.1. Elektronik ihalelerde, sunulan e-teklifler, sistemde kayıtlı bulunan e-anahtar verisi ile ancak ihale tarih ve saati itibariyle açılabilir duruma gelmektedir. Bu nedenle tekliflerin değerlendirilmesine ancak tekliflerin EKAP üzerinden açılması ile ihale tarih ve saatinde başlanabilmektedir.

4.3.2. Elektronik ortamda yapılan ihalelerde idarece hazırlanan yaklaşık maliyet açıklanma anına kadar EKAP’ta şifreli olarak tutulmaktadır.

4.3.3. Her oturuma başlanmadan önce, ihale komisyonu üyelerinden hazır bulunanların seçilerek kaydedilmesi gerekmektedir.

4.3.4. İhalenin ilk oturumunda, ihale komisyonu idari şartnamede belirtilen komisyon toplantı yerinde toplanarak, e-Teklifleri, istekliler ve hazır bulunanlar önünde EKAP üzerinden e-anahtar aracılığı ile açılmalıdırlar.

4.3.5. e-Anahtarın  bozuk  olması  veya  virüs içermesi gibi nedenlerle açılamayan e-teklifler tespit edilir, gerekçeleri belirtilerek  “Açılamayan  e-tekliflere  İlişkin  İhale  Komisyonu Tutanağı” düzenlenmelidir.

4.3.6. İhale komisyonunca isteklilerin; belgelerinin eksik olup olmadığı, Teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilerek EKAP üzerinden “e-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” düzenlenmeli ve İstekiler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanmalıdır. Sonrasında EKAP üzerinden “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak” hazırlanmalıdır.

4.3.7. Tüm isteklilerin teklif açma işlemleri tamamlandıktan sonra EKAP üzerinden “Yaklaşık Maliyet Aç” butonuna basılarak yaklaşık maliyetin görüntülenmesi sağlanmalıdır.

4.3.8. EKAP üzerinden “Teklif işlemleri” sekmesinde “e-Teklif Değerlendirme” linki ile tekliflerin değerlendirilmesine başlanmalı. Birinci oturumda öncelikle teklif mektubu ile geçici teminat mektubunun uygunluğuna ilişkin kontrol işlemleri gerçekleştirilir, devamında “Yeterlik Bilgileri Tablosu Bilgi/Belge/Beyan Kontrolü”ne ilişkin işlemler yapılır. Teklif mektuplarının EKAP üzerinden hazırlanmış olması nedeniyle, usule uygunluk kontrolü, yalnızca e-tekliflerin yetkili kişi veya kişilerin e-imzası ile imzalanıp imzalanmadığı açısından yapılacaktır.

4.3.9. Geçici teminata ilişkin kontrollerde ise; e-GTM sunularak katılım durumunda ayırt edici numara ile, nakdi teminat yatırılarak katılım durumunda ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgilerin saymanlık veya banka kayıtları ile uyumluluğu üzerinden yapılmalıdır. Geçici teminat mektuplarının değerlendirilmesi de, tutarın teklif bedelinin %3’ünü karşılayıp karşılamadığı ve geçerlik süresi bakımından yapılmalıdır. Beyan edilmeyen geçici teminatlar nedeniyle teklif değerlendirme dışı bırakılmalıdır.

4.3.10. Yeterlik bilgileri tablosuna ilişkin olarak ilk oturumda beyanların yapılıp yapılmadığı noktasında kontroller sağlanacaktır. İstekliler tarafından beyan edilmesi istenilen belgelerin beyan edildiği görüldüğü takdirde belgeler “var”olarak, beyan edilmediği görüldüğü takdirde “yok” olarak işaretlenmelidir.

4.3.11. İhalelerin ilk oturumunda yukarıda açıklanan tespitler yapılarak oturum kapatılır, ancak klasik ihale yönteminde olduğu gibi hiçbir teklifin geçerliliğine veya değerlendirme dışı bırakılmasına birinci oturumda karar verilmemelidir.

4.3.12. İlk oturumda düzenlenecek tutanaklar:

• Açılamayan e-Teklif Tutanağı
• e-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı
• İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar Tutanağı

4.3.13. Birinci oturumu takip eden oturum ya da oturumlar kapalı olarak gerçekleştirilecek olup birinci oturum ile aynı tarihte gerçekleştirilme zorunluluğu bulunmamaktadır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir, bunun için her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilmelidir.

4.3.14. Kapalı oturumda ilk gerçekleştirilecek işlem, ilk oturumda e-teklifi açılamayan, teklif mektupları ile geçici teminatlarının usulüne uygun olmadığı tespit edilen istekliler ile yeterlik bilgileri tablosunda beyanları bulunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasıdır.

4.3.15. Teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olarak sunan ve yeterlik bilgileri tablosunda beyanları bulunan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilerek, yeterlik bilgileri tablosunda yer alan beyan ve bilgiler esas alınacaktır. Anılan tabloda yer alan belge ve bilgilerden;

• EKAP
• Kamu kurum ve kuruluşları
• Kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşlarının

İnternet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılmalıdır.

4.3.16. Yeterlik Bilgileri Tablosunda “beyan edilen” bilgi ve belgeler üzerinde yapılacak değerlendirme ve diğer değerlendirmeler neticesinde dokümanda istenilen koşulları karşılamadığı belirlenen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

4.3.17. İdare tarafından, EKAP üzerinde yapılacak değerlendirmede uygun bulunmayan e-tekliflerin    uygun bulunmama gerekçeleri EKAP üzerinde işaretlenerek kaydedildikçe, ilgili istekliler    ve uygun bulunmayan kriterlerine ilişkin gerekçeler “Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak”a aktarılmakta olup, söz konusu tutanağa ilişkin tablonun “kriter/belge” sütunları EKAP tarafından otomatik olarak doldurulmaktadır.

4.3.18. İsteklilerin yasaklılık teyitleri de yine bu aşamada gerçekleştirilecektir. Elektronik ihalelerde de klasik ihalelerde olduğu gibi temel olarak yasaklılık teyidi aşağıda belirtildiği üzere üç aşamada gerçekleştirilmelidir.

• İlk olarak, ihale tarihi itibariyle tüm istekliler için,
• İkinci olarak ihale komisyonu kararı onaylanmadan önce birinci ve ikinci sıradaki istekliler için,
• Son olarak sözleşme imzalanmadan önce ihale üzerinde bırakılan istekli için.

4.4. İhale komisyonu tarafından Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 60’ıncı maddesi kapsamında seçilen yönteme bağlı olarak ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşırı düşük teklif değerlendirme işlemleri açısından iki senaryo söz konusu olmaktadır.

4.4.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği yapım işi ihalelerinde:

4.4.1.1. Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilmelidir.

4.4.1.2. Beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilmelidir,

4.4.1.3.Sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılmalıdır. Burada özellikle dikkat edilmesi gereken husus İsteklilerin yalnızca teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılacak, geçici teminatlarının gelir kaydedilmesi işlemi uygulanmayacaktır.

4.4.2. Aşırı düşük teklif açıklamasının isteneceği yapım işi ihalelerinde:

4.4.2.1. Teklif fiyatı sınır değerin altında olan tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları istenir.

4.4.2.2. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri veya aşırı düşük teklif açıklamasını sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

4.4.2.3. Aşırı düşük teklif açıklaması ile birlikte teyit edilemeyen belgeleri de sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacak olup, geçici teminatlarının gelir kaydedilmesi yaptırımı uygulanmayacaktır.

4.4.2.4. Bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması durumunda değerlendirme aşağıdaki şekilde yapılacaktır:

4.4.2.4.1. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılmalıdır. Bu isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenmez.

4.4.2.4.2. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir ve açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilmelidir.

4.4.2.4.3. Sınır değerin altındaki tüm tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması veya aşırı düşük teklif açıklamaları uygun görülmeyerek tekliflerin tümünün reddedilmesi halinde, teklif fiyatı sınır değerin üzerinde olan ve ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerinden, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri sunmaları istenerek gerekli değerlendirme yapılmalıdır.

4.4.2.4.4. Sınır değerin altında geçerli en az iki teklif kalması ve bu tekliflerin ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeler yeniden istenmeksizin ihale işlemlerine devam edilmelidir.

4.4.2.4.5. Sınır değerin altında tek geçerli teklif kalması ve bu teklif sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeler istenmeksizin ihale işlemlerine devam edilecektir.

4.4.2.4.6. Sınır değerin altında tek geçerli teklif kalması halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeler istenmeyecektir.  Ancak bir önceki durumdan farklı olarak, ihalede ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin öngörülmesi halinde teklif fiyatı sınır değerin üzerinde olan ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olması öngörülen teklif sahibinden, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri sunmaları istenecek ve değerlendirilecektir.

4.4.2.4.7. İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen bilgiler, bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgeler ya da geçici teminat mektubu arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez. Ancak ihale tarihinden sonra yeterlik sertifikası kapsamındaki belgelere ilişkin şartların değişmesi halinde, isteklinin buna ilişkin belgeleri derhal sunması zorunlu olup, bu durumda ihalede öngörülen şartların sağlanmadığının anlaşılması halinde teklif değerlendirme dışı bırakılır.

4.4.2.4.8. Her bir oturum sonucunda EKAP üzerinde otomatik hazırlanan tutanakların, çıktısı alınarak ihale komisyonları üyelerince imzalanması ve oturumun kapatılmasından önce oturumlara ilişkin bilgilerin EKAP üzerinde kayda alınması gerekmektedir. Söz konusu tutanakların imzalı çıktıları ayrıca ihale işlem dosyasında muhafaza edilmelidir.

4.5. EKAP veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinde sorgulanabilen belgeler

EKAP veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinde sorgulanabilen belgeler EKAP’ın resmi internet sayfasında “Sorgulama İşlemleri” menüsünde “Sunulmayacak Belgeler Listesi” bölümünde yayımlanmaktadır. Yaptığımız sorgulamada mevcut durumda 16 adet belgenin EKAP veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfaları üzerinden sorgulanabilmekte olduğu görülmüş olup, ilgili belgeler ile teyit adresleri aşağıdaki tabloda gösterildiği gibidir:

4.6. İhalenin Sonuçlandırılması

4.6.1. Elektronik ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi neticesinde geçerli olarak belirlenen teklifler, en düşük fiyat esasına göre tespit edilen ihalelerde teklif fiyatları ile, fiyat dışı unsurların da dikkate alındığı ihalelerde puanlar baz alınarak, EKAP üzerinden otomatik bir sıralamaya tabi tutulmaktadır.

4.6.2. Elektronik ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi işlemlerine, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahibi istekliler belirlenene kadar devam edilmektedir. Dolayısıyla, birinci ve ikinci sıradaki istekliler tarafından beyanların tevsik edilememesi durumunda, sıradaki isteklilerden belgelerini sunması istenilecek, belirtilen işlemler, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek    ise    ikinci    teklif    sahibi    tespit    edilinceye    kadar sürdürülecektir.

4.6.3. Yapılan tüm bu değerlendirmeler neticesinde, ihale ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılacak, EKAP üzerinden “İhale Komisyonu Karar Tutanağı” düzenlenecek ve çıktısı alınarak tüm üyeler tarafından imzalanarak ihale yetkilisinin onayına sunulacaktır.

4.6.4. Kararın ihale yetkilisi tarafından onayından önce ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahibi isteklilerin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığının EKAP üzerinden teyidi gerekmektedir.  Teyide ilişkin belge ihale komisyonu kararına eklenecektir.

4.6.5. İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. Onay ve iptal işlemleri de ayrıca EKAP üzerinde kayıt altına alınacaktır.

4.6.6. İhale sonucu, onayı izleyen en geç üç gün içinde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilmek şartıyla ihaleye teklif veren tüm isteklilere   EKAP üzerinden bildirilir.

4.6.7. İhale üzerinde kalan istekli, ihale tarihinde Kanunun 10’ uncu maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen ihale dışı bırakılma durumlarında olmadığını gösteren belgelerden elektronik ortamda EKAP üzerinden sorgulanamayanlar ile beyan ettiği bilgi ve belgelerden sorgulanamayanları belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaya ve sözleşme imzalamaya davet edilir.

4.6.8. Daha önce de ifade edildiği üzere sözleşmenin imzalanacağı tarihte ihale üzerinde kalan isteklinin yasaklılık teyidinin yapılması gerekmektedir.

4.6.9. İhale sonucu, sözleşmenin imzalanmasından sonra EKAP’ta kayıt altına alınır ve Elektronik Kamu İhale Bülteninde (EKİB) yayımlanır.

4.6.10. Her iki isteklinin de yasaklı olduğunun anlaşılması durumunda ihale yetkilisince karar onaylanmaz ve ihale iptal edilir.

4.6.11. İhale üzerinde kalan isteklinin sözleşmeye davet edildiği halde belirtilen belgeleri sunmaması veya Kanun’un 10’uncu maddesi kapsamında taahhüt altına alınan durumu tevsik etmek üzere idareye sunulan belgelerin taahhüt edilen duruma aykırı hususlar içermesi halinde ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Belgeleri sunmayan istekli hakkında ayrıca Kanun’un 58 inci maddesi uyarınca yasaklama hükümleri uygulanır.

4.7. Elektronik ihaleleri fiziki ortamda gerçekleştirilen ihalelerden ayıran temel özellikler

4.7.1. E-İhalelerde, teklifler   yalnızca   elektronik   ortamda sunulmaktadır.

4.7.2. Elektronik ihalelerde, tekliflerin EKAP üzerinden sunulması dışında (fiziki ortamda, posta yolu veya mail yolu gibi bir yol ile) sunulması imkânı bulunmamaktadır.

4.7.3. E-İhalelerde, yeterlik kriterlerine ilişkin olarak teklif değerlendirme işlemleri, isteklilerin elektronik ortamda sundukları teklifleri kapsamında “beyanları” üzerinden yapılmaktadır.

4.7.4. E-İhalelerde, isteklilerce sunulan tekliflerin değerlendirilmesi, isteklilerin beyanları üzerinden gerçekleştirilmektedir. Katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin teklif değerlendirmeleri, teklif mektubu ekinde yer alan “Yeterlik Bilgileri Tablosu”nda isteklilerce beyan edilen bilgiler üzerinden gerçekleştirilmektedir.

4.7.5. İdarece ihale tarihinden itibaren gerçekleştirilen işlemler EKAP üzerinden yürütülmekte, tutanaklar EKAP üzerinden düzenlenmekte, istekliler tarafından bu tutanaklara erişim yine EKAP üzerinden gerçekleşmektedir.

4.7.6. Elektronik ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ekinde yer verilmiş olan standart formlar kullanılmaktadır.

4.7.7. Elektronik ihalelerde geçici teminat mektubu olarak elektronik geçici teminat mektupları kullanılabilmektedir.

4.8. Bildirim ve Tebligatlar

Kamu İhale Kurumu tarafından idarelere,

Kamu İhale Kurumu ve idareler tarafından aday, istekli ve istekli olabilecekler ile yüklenicilere tebligatlar, EKAP üzerinden yapılmaktadır.  Bu tebligatlar için ayrıca teyit aranmamakta ve tebligatın bildirim zamanı, konusu ve içeriği gibi bilgiler EKAP üzerinden kayıt altına alınmaktadır.

Kullanıcıların, EKAP üzerinde birer “Bildirim Kutusu” bulunmakta olup, EKAP üzerinden yapılan tebligatlar bu bildirim kutularına ulaşmaktadır.  Tebligatların bildirim kutularına ulaştığı tarih bildirim tarihi olarak kabul edilmektedir.

Her ne kadar EKAP üzerinden tebligatlar bir iş günü ve saat sınırlaması olmaksızın 7/24 esası ile yapılabilmekte ise de, kullanıcılara bildirim her koşulda iş günlerinde ve 9.00-18.00 saatleri arasında yapılmış olarak kabul edilmektedir. Ayrıca yarım günlerde bildirim 09.00 –13.00 saatleri arasında yapılmış olarak uygulanmaktadır.

4.9. EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce sistem üzerinde işlem yapılamaması

EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce sistem üzerinde işlem yapılamaması konusunda Kamu İhale Kurulu tarafından alınan 24.01.2022 tarih ve 2022/DK.D-28 sayılı Düzenleyici Kararında; EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle ihale sürecinin devamının sağlanması ve hak kayıplarının önlenmesi amacıyla Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 19 uncu madde hükmünün verdiği yetki kapsamında Kurum tarafından ihale sürecine ilişkin işlemlerin ertelenmesi halinde,

Erteleme tedbiri kapsamında, ihale dokümanından kaynaklı oluşabilecek hatalar veya eksikliklerin önlenmesine yönelik tekliflerin içeriğinin değiştirilebilmesine imkân tanımaktan ziyade ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için gerekli teknik altyapı ortamının temin edilmesine ilişkin tedbir alınmasının amaçlandığı, bu çerçevede ihale ve sözleşme sürecinin ihale tarihi ile bağlantılı olduğu hususlarla ilgili yapılacak işlemlerde (teknik sorun nedeniyle teklif alma, açma vb. işlemlerin ötelenmesi hariç), hem idareler tarafından satın alma sürecinin başında oluşturulan ihale planlamasının korunarak öngörülebilirliğin temin edilmesi hem de ihale tarihinden önce teklif vermiş istekliler ile ihale tarihinde teklif vermek isteyen ancak EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle doküman indiremeyen ve/veya e-teklif gönderemeyen istekli olabilecekler/istekliler arasında aynı durum ve koşulların oluşturulabilmesi amacı doğrultusunda, ihale tarihinden önce teklif veren isteklilere tekliflerini geri çekme hakkı tanınmadığı da göz önünde bulundurulduğunda, ihale tarihi olarak ihale ilanı ve dokümanında (İdari Şartname) belirlenmiş olan ihale tarihinin esas alınmasına, karar verilmiş olduğu belirtilmiştir.

AMP Akademi yayınlarından Haziran 2022’de “Hap Bilgilerle Yapım İhaleleri” kitabımız çıkmış olup, kitapta buna benzer 155 adet Hap Bilgiye ulaşabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi sahibi olmak ve satın almak için aşağıda yer verilen bağlantı adresinden ulaşabilirsiniz.

Hap Bilgilerle Yapım İşleri İhaleleri – İnşaat Y. Mühendisi Orhan Özyurt – AMP Yazılım (ampyazilim.com.tr)

Kaynaklar

• Kamu İhale Mevzuatı
• EKAP Akademi Yayınları
• Kamu İhale Kurumu Raporları ile kararları