Şikâyet Başvuru Dilekçelerinin Hazırlanması

Hazırlanan bu makalemizde 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre ihale edilen işlerde şikâyet ve itirazen şikâyet başvuru dilekçelerinin hazırlanması hakkındaki düzenlemeler ele alınmıştır.

1. Şikâyet ve İtirazen şikayet başvuruları

İhale mevzuatında ihalelere yönelik başvurular iki aşamalı şekilde ve sıralı olarak düzenlenmiştir. Bunlar şikâyet başvuruları ile İtirazen şikâyet başvurularıdır.  

Şikâyet başvuruları, elden veya posta yoluyla ya da EKAP üzerinden e-imza kullanılarak (e-şikayet) ihaleyi yapan idareye, itirazen şikayet başvuruları ise elden veya posta ya da EKAP üzerinden e-imza kullanılarak (e-itirazen şikayet) Kamu İhale Kurumuna hitaben yazılmış dilekçelerle yapılır.

2. Başvuru dilekçelerinde yer verilmesi gereken hususlar;

Şikâyet ve itirazen şikâyet başvuru dilekçelerinde aşağıda belirtilen hususlara yer verilmelidir.

• Başvuru sahibinin, varsa vekil ya da temsilcisinin; adı, soyadı veya unvanı ve adresi ile faks numarası.
• İhaleyi yapan idarenin ve ihalenin adı veya ihale kayıt numarası.
• Başvuruya konu olan durumun farkına varıldığı veya bildirildiği tarih.
• Başvurunun konusu, sebepleri ve dayandığı deliller.
• İtirazen şikayet başvurularında idareye yapılan şikayet başvuru tarihi ve varsa şikayet başvurusuna ilişkin idare kararının bildirim tarihi.

3. Şikâyet ve itirazen şikayet başvuru dilekçelerinin hazırlanması

Başvuru dilekçeleri ihale usulüne göre elden, posta yoluyla veya EKAP üzerinden gönderilebilmektedir. Buna göre;

3.1. E-ihale olarak yapılmayan ihalelerde elden veya posta yoluyla yapılan başvurular;

Klasik kapalı zarf usulü ile yapılan ihalelerde başvurunun elden veya posta yoluyla yapılması halinde; Şikâyet başvurusu dilekçelerine, başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza beyannamesinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin eklenmesi,

İtirazen şikâyet dilekçelerine ise, başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza beyannamesinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneklerinin idareye verilen şikayet dilekçesinin bir örneği varsa şikayete idarece verilen cevabın bir örneği ile başvuru bedelinin, teminat alınan hallerde başvuru teminatının Kurum hesaplarına yatırıldığına dair belgenin eklenmesi zorunludur.

Ancak, Aday veya isteklinin başvuru belgeleri veya teklif zarfı içerisinde başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza beyannamesinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin bulunması durumunda, elden veya posta yoluyla yapılan başvurularda söz konusu belgeler aranmaz

3.2. E-ihale olarak yapılan ihalelerde veya başvurunun EKAP üzerinden e-şikayet/e-itirazen şikayet olarak yapılması

 İhalenin e-ihale olarak yapılması ve başvurunun da EKAP üzerinden elektronik ortamda yapılması halinde aşağıdaki kurallar uygulanır:

• E-şikayet ile yapılan başvurularda imza beyannamesine ilişkin bilgilerin belirtilmesi gerekmez.
• E-şikayet ile yapılan başvurularda başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgelere ilişkin bilgiler aranmaz.
• E- ihalelerde aday veya isteklinin yeterlik bilgileri tablosu içerisinde başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgelere ilişkin bilgilerin bulunması durumunda, elden veya posta yoluyla yapılan başvurularda başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler, e-şikayet ile yapılan başvurularda ise söz konusu belgelere ilişkin bilgiler aranmaz.
• Başvuruların gerçek kişilerde avukat olmayan temsilciler, tüzel kişilerde ise doğrudan ya da avukat olmayan temsilciler tarafından elden veya posta yoluyla yapıldığı hallerde; gerçek kişinin temsilcisine ait noter onaylı vekâletnameye, tüzel kişilerde ise doğrudan başvuruda ticaret sicil tasdiknamesi veya Türkiye Ticaret Sicili Gazetesine, temsilci aracılığıyla yapılan başvurularda da temsilciye ait noter onaylı vekâletnameye ilişkin elektronik ortamda teyide elverişli bilgilerin belirtilmesi durumunda, söz konusu belgeler başvuru kapsamında sunulmaz.
• E-itirazen şikayet ile yapılan başvurularda, başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza beyannamesinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneklerine ilişkin bilgiler aranmaz. Ayrıca başvuruların gerçek kişilerde avukat olmayan temsilciler, tüzel kişilerde ise doğrudan ya da avukat olmayan temsilciler tarafından elden veya posta yoluyla yapıldığı hallerde; gerçek kişinin temsilcisine ait noter onaylı vekâletnameye, tüzel kişilerde ise doğrudan başvuruda ticaret sicil tasdiknamesi veya Türkiye Ticaret Sicili Gazetesine, temsilci aracılığıyla yapılan başvurularda da temsilciye ait noter onaylı vekâletnameye ilişkin elektronik ortamda teyide elverişli bilgilerin belirtilmesi durumunda, söz konusu belgeler başvuru kapsamında sunulmaz.

4. Şikâyet ve İtirazen şikâyet başvurularını EKAP üzerinden yapılması zorunluluğu

01.04.2023 tarihli ve 32150 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan mevzuat ile İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik ile İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğde değişiklik yapılmıştır. Buna göre;

İlanı veya duyurusu 15 Nisan 2023 tarihinden sonraki ihalelere yönelik idarelere yapılacak şikâyet başvuruları ile Kamu İhale Kurumuna yapılacak itirazen şikâyet başvurularının Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden e-imza kullanılarak yapılması zorunlu hale getirilmiştir. Ancak, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentleri gereğince pazarlık usulü ile gerçekleştirilen ihalelere yönelik başvurular, gerekli teknik altyapının tamamlandığına ilişkin Kurul kararının Kamu İhale Kurumunun resmi internet sayfasında yayımlanmasına kadar elden veya posta yoluyla yapılmaya devam edilmektedir.

Avukatların EKAP üzerinden e-şikayet/e-itirazen şikayet başvurusu yapabilmesine yönelik geliştirme ise Kamu İhale Kurumu tarafından 20/10/2023 tarihinde devreye alınmıştır.

Bu bağlamda;

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 15/4/2023 tarihi itibariyle yürürlüğe giren ek 1’inci maddesi uyarınca 15/4/2023 tarihinden sonra ilanı veya duyurusu yapılan ihalelere yönelik şikayet ve itirazen şikayet başvurularının EKAP üzerinden yapılması zorunlu hale getirilmiştir. Bu hususa “İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin” “Başvuruların e-şikayet ve e-itirazen şikayet olarak yapılması zorunluluğu” başlıklı ek 1’inci maddesinde de “(1) İhalelere yönelik şikâyet ve itirazen şikâyet başvurularının, bu Tebliğin elektro nik ortamda yapılacak şikâyet ve itirazen şikâyet başvurularına ilişkin hükümleri esas alınarak EKAP üzerinden e-imza kullanılarak yapılması zorunludur.” şeklinde yer verilmiştir. 

Dolayısıyla mevcut durumda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentleri gereğince pazarlık usulü ile gerçekleştirilen ihalelere yönelik başvurular dışında kalan tüm ihale usulleri ile gerçekleştirilen ihaleler bakımından e-şikayet ve e-itirazen şikayet yöntemi kullanılması zorunludur.

Kamu İhale Kurumu tarafından alınan düzenleyici kurul kararında ise zorunlu olmasına rağmen fiziki ortamda yapılan başvurular “şikayet” ve “itirazen şikayet” başvurusu niteliğinde olmadığı, belirtilmiştir.

5. İtirazen şikâyet başvuru bedelleri iade alınabilir

İtirazen şikayet başvuruları için Kamu İhale Kurumu tarafından başvuru bedeli alınmaktadır. 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin (j) fıkrasının (2) numaralı bendine göre hesaplanan başvuru bedeli, İhale Kayıt Numarası üzerinden Kamu İhale Kurumunun internet sayfasından yapılacak sorgulama yoluyla öğrenilebilmektedir.

Başvuru bedelinin tespit edilemediği hallerde, başvuru bedeli 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendinde işin niteliğine göre belirtilen en yüksek tutar üzerinden yatırılır ve yaklaşık maliyete göre fazla ödendiği anlaşılan tutar Kamu İhale Kurumu tarafından başvuru sahibine iade edilir.

Ayrıca, 26 Kasım 2022 tarih ve 32025 sayılı Resmi Gazetede 7421 Vergi Usul Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun yayımlanmış olup, yayımlanan kanun ile 4734 sayılı kamu ihale kanununda yapılan değişiklikler neticesinde İtirazen Şikâyet başvuru bedelleri artık iade edilebilmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde yapılan bu düzenleme gereği “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilmektedir.

İtirazen şikayet başvuru bedeli düzenlemesi ile ilgili yazımıza buradan ulaşabilirsiniz.

Kamu ihale Kurumu tarafından yayınlanan İtirazen Şikayet Başvuru Bedelinin İadesine İlişkin Yönergeye de buradan ulaşabilirsiniz.