Elektronik ihale (elektronik ortamda teklif alınan beyan usulü ihale) 27.05.2016 tarihli ve 29724-M sayılı Resmi Gazete’de yapılan değişiklikle birlikte 1 Temmuz 2016 tarihinden itibaren kamu ihalelerinde uygulanılmaya başlanılmıştır. 19.06.2018 tarihli ve 30453-M sayılı Resmî Gazete’de yapılan değişiklikle birlikte elektronik ihalenin kullanılabileceği parasal limitler yükseltilmiş ve 02.01.2019 tarihi itibariyle parasal limitlerin kaldırıldığı yeni bir uygulamaya geçiş sağlanmıştır. 13 Eylül 2019 tarihli ve 30887 sayılı Resmi Gazete’de yapılan değişiklikle birlikte ise tüm ihale usullerinde kullanımı mümkün hale getirilmiştir. Bu yazımız, elektronik ihale uygulamalarına ilişkin bilgileri içermektedir.
Elektronik İhale Uygulaması
İsteklilerin ihaleye katılım işlemleri ile idarelerin teklifleri değerlendirme işlemlerinin kolaylaştırılması, ihalelerde bürokratik işlemlerin azaltılması, zaman ve kaynak tasarrufu sağlanması ile iş ve işlem maliyetlerinin düşürülerek daha etkin, hızlı ve verimli bir ihale sistemi kurmak amacıyla, 1 Temmuz 2016 tarihinden itibaren uygulanmaya başlanılan Elektronik ihale; ihalelere katılacak olan isteklilerin, yeterliklerine ilişkin belgelerinin sunulmak yerine öncelikle beyan edilmesi, idarelerin de bu beyanları esas alarak değerlendirme yapması şeklinde tanımlanabilir.
Elektronik İhale Uygulamasının Kapsamı ve Esasları
a) Elektronik İhale Uygulamasının Kapsamı
13 Eylül 2019 tarihli değişiklikle birlikte elektronik ihale uygulamasının tüm ihale usullerinde kullanımı mümkün hale getirilmiştir. Ancak, Kamu İhale Kurumu tarafından gerçekleştirilen yazılımsal altyapı çalışmaları tamamlanmadığından uygulamada;
- Açık ihale usulü
- Kanun’un 21’inci maddesinin (b), (c) ve (f) bentlerine göre pazarlık usulü
Yapılan ihalelerde elektronik ihale yöntemi kullanılmaktadır.
b) Elektronik İhale Uygulamasının Esasları
Bu usulün uygulandığı ihalelerde,
- Ekonomik açıdan en avantajlı teklif en düşük fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlara göre belirlenebilir
- Yerli istekliye ve yerli malı teklif eden istekliye fiyat avantajı uygulanabilir
- İhale dokümanının EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirilmesi zorunludur
- Teklifler EKAP üzerinden ve e-teklif şeklinde sunulur. Elektronik ihaleler yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanır ve elektronik ortamda verilmeyen teklifler kabul edilemez
- Teklifler ve bu tekliflere ilişkin e-anahtarlar ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilmesi gerekir
- Kısmi teklife açık ihalelerde, teklif mektubu eklerinin tamamının her bir kısım için ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir
- Elektronik ihale, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nde düzenlenen alım sisteminden farklı bir usuldür
- Aşırı düşük sorgulama yapılabilir
- Geçici teminatın, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınması halinde, mektuba ilişkin ayırt edici numara; anılan maddeye uygun olarak alınmaması halinde ise düzenlenen mektuba ilişkin bilgiler, istekliler tarafından yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir. Geçici teminat mektubu dışındaki teminatların saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırıldığına ilişkin bilgiler istekliler tarafından yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir.
İhale Öncesi Yapılacak İşlemler
İhaleye katılmak isteyen isteklilerin öncelikle ihale dokümanını EKAP üzerinden e-imza kullanarak indirmesi zorunludur. İstekli firmalar doküman indirme işlemi tamamlandıktan sonra ihaleye teklif verme hakkı elde ederler. Teklifler sadece EKAP üzerinden, yalnızca Teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanır ve e-imza ile imzalanarak e-teklif şeklinde sunulur.
Teklif mektubunun ekinde;
- Birim fiyat teklif cetveli (Birim fiyatlar üzerinden teklif alınan ihalelerde)
- Yeterlik bilgileri tablosu (İhalede katılım ve yeterliğe ilişkin her bir kriter için ayrı ayrı açılan bölümlere, belgelerdeki bilgiler beyan edilerek doldurulmak suretiyle)
- İş ortaklığı beyannamesi (İş ortaklığı olarak ihaleye katılımın söz konusu olması halinde)
- Konsorsiyum beyannamesi (Konsorsiyumlara açık olan ihalelerde, konsorsiyum olarak ihaleye katılımın söz konusu olması halinde)
- Teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar (Mal Alımı ihalelerinde idare tarafından yeterlik kriteri olarak belirlenmişse)
bulunmaktadır.
Ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde teklif mektubu ekinde yer alan yeterlik bilgileri tablosunun her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekir.
İhaleye katılım ve yeterliğe ilişkin ihale dokümanında belirtilen kriterlerin tevsiki amacıyla herhangi bir belge sunulmayacak olup, bu kriterlere ilişkin bilgiler yeterlik bilgileri tablosunda her bir kriter için ayrı ayrı açılan bölümler doldurulmak suretiyle teklif kapsamında beyan edilecektir.
Teklif mektubu ve eklerinin usulüne uygun olarak doldurulduktan sonra EKAP üzerinden e-imza kullanılarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilmesi gerekir. Teklifler gönderildikten sonra EKAP, e-imza ile imzalanmış e-teklifi Kuruma göndermeden önce şifreleme işlemi yapar. E-teklifler ihale dokümanında belirtilen tekliflerin açılma saatine kadar EKAP üzerinde Kurum tarafından belirlenecek şifreleme ve saklama yöntemleri ile saklanır ve açılmaması sağlanır.
E-Teklif Değerlendirme İşlemleri
a) İhale Saatinde Yapılacak İşlemler (1. Oturum)
Tekliflerin açılacağı tarih ve saatte ihale komisyonu toplanır. İstekliler ve hazır bulunanların huzurunda, ihale komisyonundaki herhangi birinin şifresiyle EKAP’a giriş yapılarak teklif değerlendirme işlemlerine başlanır.
İlk oturumda tüm istekliler için teklif açma işlemleri tamamlandıktan sonra, tekliflere ilişkin değerlendirme kapsamında yalnızca teklif mektubu ve geçici teminatların usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Teklif mektubu ve geçici teminatları uygun olmayan isteklilerin ilk oturumda tespit edilmesi gerekir.
Bu oturumda, yeterlilik bilgileri tablosunda istenilen bilgilerin doldurulup doldurulmadığı ile ilgisine göre iş ortaklığı beyannamesi, konsorsiyum beyannamesi ile teknik şartnameye cevap ve açıklamalar standart formunun teklifle birlikte gönderilip gönderilmediğinin kontrolü yapılacaktır.
Fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihaleler dışındaki ihalelerde; istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet bilgileri açıklanır.
İsteklilere ait teklif mektubu ile yeterlilik bilgileri tablosu ve ilgisine göre iş ortaklığı beyannamesi, konsorsiyum beyannamesi ile teknik şartnameye cevap ve açıklamalar standart formlarının çıktıları alınarak ihale işlem dosyasında muhafaza edilir.
Bu oturuma ilişkin teklif mektubu, geçici teminat ve yeterlik bilgileri tablosu değerlendirmeleri EKAP’a kaydedilerek, “Açılamayan E-Teklif Tutanağı (varsa), E-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı ve İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar Tutanağı” hazırlanır.
Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve talep etmeleri halinde hazır bulunan isteklilere birer örneği verilir. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez. Teklifler ihale komisyonunca değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.
b) Kapalı Oturumda Yapılacak İşlemler (Diğer Oturumlar)
E-tekliflerin açılması ve ilk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu çalışmalarına kapalı oturumlar şeklinde devam eder.
İlk oturumu başarıyla geçen isteklilere ilişkin, ihale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirmeler, istekliler tarafından doldurulan yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır.
Beyan edilen bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet siteleri üzerinden sorgulanabilenler, belgelerdeki kayıtlı bilgiler esas alınarak değerlendirmeye tabi tutulur.
Belirtilen yöntemle sorgulanamayan belgeler ile (istenilmişse) teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara yönelik değerlendirme beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır.
Daha sonra idari şartnamenin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı maddesinde aşırı düşük teklif sahipleri için hangi seçenek seçilmişse (aşırı düşük teklif açıklaması istenmeyecek, açıklama istenilmeksizin reddedilecek veya aşırı düşük teklif açıklaması istenilecek) bu işlemler ve/veya değerlendirmeler yapılır.
Bu değerlendirmeler sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler ile aşırı düşük teklif açıklaması istenilen ihalelerde açıklamaları yeterli görülmeyen veya açıklama istenilmeksizin reddedilecek ihalelerde aşırı düşük olarak tespit edilen teklifler değerlendirme dışı bırakılarak, EKAP üzerinden “Uygun Olmayan e-Teklif Kontrol Tutanağı” düzenlenir ve değerlendirme dışı bırakma işleminin gerekçeleri belirtilir.
c) Beyan Edilen Bilgileri Tevsik Eden Belgelerin Talebi, Sunulması ve Değerlendirilmesi İşlemleri
Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine,
- Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile
- Beyan ettikleri belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet siteleri üzerinden sorgulanamayanlar ile
- Mal alımı ihalelerinde ihale dokümanında öngörülmesi halinde teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri,
Belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilerek tebligatlar yapılır.
Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında numune/demonstrasyon değerlendirmesi öngörülmüş ise numune/demonstrasyon değerlendirilmesi yapılacak ürün/ürünlere ilişkin örnekler de aynı tebligat yazısıyla birlikte istenilir.
Verilen süre içerisinde beyan edilen belge ve bilgileri doğrulayan belgeleri sunmayan veya mal alımı ihalelerinde (ihale dokümanında öngörülmesi halinde) numune değerlendirilmesi ve demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir.
Sunduğu belgeler ile beyan ettiği bilgileri doğrulamayan veya mal alımı ihalelerinde (ihale dokümanında öngörülmesi halinde) numune değerlendirilmesi ve demonstrasyon işlemi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır.
Bu işleme en düşük teklif fiyatına sahip ilk iki istekli tespit edilene kadar devam edilir ve ihale en düşük teklif fiyatına sahip istekli üzerinde bırakılarak sonuçlandırılır.
Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesi zorunlu değildir.
İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgeler arasında farklılık bulunması durumunda; belgelerde yer alan bilgilerin ihalede öngörülen şartları sağlaması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez. Ancak, ihalede öngörülen şartların sağlanamadığının anlaşılması durumunda, bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.
Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektubunu idarenin talebi üzerine sunmayan istekliler hakkında, Kanun’un 17 nci maddesi uyarınca işlem yapılır.
Sonuç
Yapılan tüm bu değerlendirmelere ilişkin, ihale komisyon kararı oluşturularak bundan sonraki bütün işlemler diğer ihalelerde olduğu gibi tekemmül ettirilir. (İhale yetkilisi onayı, kesinleşen ihale kararının bildirilmesi, varsa şikayete ilişkin işlemler, sözleşmeye davet bildirimi, sonuç formu gönderme, ihale iptal edilmişse buna ilişkin işlemler vb.)