4734 sayılı Kamu İhale Kanunu veya istisna kapsamında yapılacak ihaleler, doğrudan temin alımları ve tüm bunlara ilişkin sözleşme süreçlerindeki işlemlerin Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilmesine yönelik usul ve esasları düzenlemek amacıyla kısaca EKAP Yönetmeliği olarak tanımlanan “Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılması Yönetmeliği” ile eki “Elektronik Ortamda Yapılan İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve buna bağlı diğer düzenlemeler 15/01/2025 tarihinde yürürlüğe girmek üzere 18/05/2024 tarihli ve 32550 Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
Söz konusu yönetmeliğin 15/01/2025 tarihinde yürürlüğe girmesi ile birlikte mevcut durumda uygulanan Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ile İhale uygulama yönetmeliklerinin “Elektronik ihale” başlıklı maddeleri yürürlükten kaldırılacaktır. Ayrıca Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin yürürlükten kaldırılması sonrasında Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğine yapılan atıflar, EKAP Yönetmeliğine yapılmış sayılacaktır.
İhale, alım ve sözleşme süreçlerinde Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden yürütülecek iş ve işlemleri düzenleyecek olan EKAP Yönetmeliği ile birlikte öngörülen düzenlemeleri başlıklar halinde açıklayalım.
Yönetmelikte Yer Verilen Yeni Tanımlar ve Kısaltmalar
Yönetmelikte yer verilen tanımlar, 4734 sayılı Kanunun Tanımlar başlıklı 4’üncü maddesindeki tanımlara ilave olarak yönetmeliğin uygulanmasında dikkate alınacaktır. Buna göre;
DTN: Doğrudan temin kayıt numarası.
E-form: Kamu alımı süreçlerinde kullanılan elektronik formlar. Bu ifade ihale uygulama yönetmeliklerinde yer verilen standart form ifadesi yerine kullanılacaktır.
Entegrasyon: EKAP ile diğer elektronik sistemler/ortamlar arasında veri alışverişini sağlayan servisler.
E-teklif: EKAP üzerinden e-imza ile imzalanarak gönderilen elektronik teklif.
İhaleye katılım belgesi: İstekli olabilecekler tarafından, ihalede istenen katılım ve yeterlik kriterlerinin sağlandığını göstermek ve varsa fiyat dışı unsurların değerlendirilmesinde kullanılmak üzere EKAP’ta hazırlanan belge. Bu belge hali hazırda elektronik ihalelerde kullanılmakta olan yeterlik bilgileri tablosunun yerine kullanılacaktır.
İKN: İhale kayıt numarası.
İSKN: İstisnalara ilişkin ihale kayıt numarası.
İstisna: Kanun kapsamındaki idarelerin, Kanunda ya da diğer kanunlar ile Kanundan istisna edilen mal veya hizmet alımları ile yapım işleri.
Kamu alımı: Kanun veya istisna kapsamında ihale ve doğrudan temin yoluyla yapılan alımlar.
olarak ifade edilmiştir.
EKAP Yönetmeliğine İlişkin Genel İlke Ve Kurallar
EKAP; 4734 sayılı Kanunun temel ilkeleri, bilgi güvenliği, veri bütünlüğü, erişilebilirlik, kişisel verilerin korunması, entegrasyon ve iş birliği ile hizmet kalitesinin sağlanması esasları çerçevesinde Kamu İhale Kurumu tarafından işletilmektedir.
İdareler ile diğer kurum ve kuruluşlarca EKAP üzerinden elde edilen bilgi ve belgeler amacı dışında kullanılamaması ve üçüncü kişilerle paylaşılamaması gerekir.
EKAP hesabına giriş yapılarak gerçekleştirilen işlemler kayıt altında tutulmakta olup, ihale, doğrudan temin ve sözleşme süreçlerinde bu kayıtlar esas alınır. İşlemlerin zamanının tespitinde TÜBİTAK Ulusal Metroloji Enstitüsü tarafından geliştirilen atom saati kullanılmaktadır.
Teknik sorunlar veya mücbir sebepler nedeniyle EKAP üzerinde işlem yapılamaması durumunda, işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacıyla alternatif sistemleri ve uygulamaları devreye almaya, gerekli hallerde ilgili işlemleri durdurmaya, ertelemeye, yenilemeye, iptal etmeye, EKAP üzerinden yapılamayan işlemlerden hangilerinin fiziki ortamda yapılacağını belirlemeye ve diğer tedbirleri almaya Kamu İhale Kurumu yetkilidir.
EKAP’a Kayıt İşlemleri
Mevcut durumda olduğu üzere idareler ile EKAP üzerinden yürütülecek kamu alımı süreçlerine katılacak gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kaydolması zorunludur.
EKAP Kayıt işlemlerinin elektronik ortamda yapılması esas olup, kayıt işlemlerine ve kullanıcılara ilişkin usul ve esaslar Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenmektedir.
EKAP Üzerinden Gerçekleştirilecek İşlemler
EKAP Yönetmeliğinin 6’ncı maddesinde yer verilen düzenlemelere göre EKAP üzerinden;
- 4734 sayılı Kanuna tabi ihaleler ile bu ihalelere ilişkin sözleşmelere yönelik işlemler,
- İstisna kapsamında yapılan ihaleler ile bunlara ilişkin sözleşmelere yönelik İşlemler,
- Doğrudan teminler ile bunlara ilişkin sözleşmelere yönelik işlemler,
- 4734 sayılı Kanun kapsamı dışında kalan her türlü ihale ile bunlara ilişkin sözleşmeler yönelik işlemler
yürütülecektir. Bu Düzenleme ile kamu alımlarının tamamının EKAP üzerinden gerçekleştirilmesi öngörülmektedir.
Mevcut durumda uygulanmakta olduğu şekli ile iş deneyim belgeleri, yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından EKAP üzerinden düzenlenmeye devam edilecek.
Teminat mektuplarına ilişkin işlemler, 6/12/2012 tarihli ve 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa göre merkezî takas kuruluşu olarak faaliyet gösterenler dâhil yetkili kuruluşlar aracılığıyla yürütülür.
Kurum tarafından idarelere, Kurum ve idareler tarafından ise aday, istekli, istekli olabilecek, yüklenici ve alt yüklenicilere tebligatlar EKAP üzerinden yapılmaya devam edilecek.
Aday, istekli, istekli olabilecek, yüklenici ve alt yüklenicilerin idareye yapacakları talep ve başvurulardan Kamu İhale Kurumunca belirlenenler EKAP üzerinden gerçekleştirilmeye devam edilecek.
EKAP’a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler tarafından kamu alımı süreçlerine ilişkin yapılması gereken iş ve işlemler, EKAP’ta tanımlı alanlar üzerinde gerçekleştirilmeye deavm edilecektir.
EKAP’a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler tarafından, EKAP’taki işlemleri gerçekleştirmek üzere e-imza kullanılarak yetkilendirme yapılabileceklerdir. Bu uygulama mevcut durumda da yapılabilmektedir.
İhalelere yönelik şikâyet ve itirazen şikâyet başvuruları EKAP üzerinden yapılır. Mevcut durumda da şikayet ve itirazen şikayet başvurularının EKAP üzerinden zorunlu olarak yapılması gerekmektedir. Bu düzenleme ile birlikte bu zorunluluk devam ettirilmektedir.
Kamu alımı süreçlerinde, şekli ve içeriği Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenerek Kurumun resmi internet sayfasında yayımlanan e-formlar kullanılacak.
Tebligatlara ilişkin bildirimler EKAP üzerinden iş günlerinde ve 09.00-18.00 saatleri arasında (yarım mesai günlerinde 09.00-13.00) yapılmaya devam edilecek.
4735 Sayılı Kanuna Tabi Sözleşmelere İlişkin EKAP üzerinden Gerçekleştirilecek İşlemler
EKAP Yönetmeliğinin 14’üncü maddesinde 4735 sayılı Kanuna tabi sözleşmelere ilişkin EKAP üzerinden gerçekleştirilecek işlemler düzenlenmiştir. Buna göre Kamu İhale Kurumu tarafından gerekli teknik altyapının tamamlanması Kurum resmî internet sayfasında duyurulması ile yürürlüğe girecek olan (15/01/2024 tarihinde yürürlüğe girmeyecek) aşağıdaki işlemler EKAP üzerinden gerçekleştirilecektir.
a) Yer teslim tutanağının düzenlenmesi/yüklenmesi.
b) Teknik personel bildirimi ve onayı.
c) Revize programlar dâhil iş programı başvuruları ve bunlara ilişkin onaylar.
ç) Alt yüklenici onay başvurusu ve onayı ile alt yüklenici sözleşmesinin yüklenmesi.
d) Proje değişikliği, iş artışı ve iş eksilişi onayları.
e) Süre uzatımı başvuru ve onayları.
f) Mücbir sebep başvuru ve onayları.
g) Rapor ve teknik doküman onay başvurusu ve onayı.
ğ) Yeni birim fiyat ve revize birim fiyat işlemleri.
h) Fiyat farkı hesap işlemleri.
ı) Hakediş başvuruları, hakediş raporlarının düzenlenmesi ve onaylanması, ihtirazi kayıt ve kesin hesap işlemleri.
i) Denetim, ara denetim ve kontrol teşkilatı görevlendirmelerine ilişkin onaylar ile cezalar dâhil yapılacak işlemlere ilişkin belge ve tutanakların düzenlenmesi.
j) Kabul başvuruları, muayene ve kabul komisyonlarının oluşturulması, muayene ve kabul sürecinde yapılacak işlemlere ilişkin belge ve tutanakların düzenlenmesi.
k) Ek kesin teminatların alınması, kesin ve ek kesin teminatların iadesine ilişkin işlemler.
l) Sigorta poliçelerinin yüklenmesi.
m) Sözleşme devir başvuruları ve onayları.
n) Sözleşme fesih ve tasfiye işlemleri.
o) Kurum tarafından belirlenecek diğer işlemler.
Ayrıca, Kamu İhale Kurumu yukarıda sayılan bentlerin uygulanmaya başlanacağı tarihleri ayrı ayrı belirlemeye yetkilidir.
Burada özellikle dikkat edilmesi gereken husus yukarıda belirtilen söz konusu bentlerin uygulanmaya başlanacağı tarihe kadar idareler tarafından EKAP yönetmeliğinin yürürlüğe gireceği tarih olan 15/1/2025 tarihinden itibaren aşağıdaki bilgilerin EKAP’a kaydedilmesi zorunlu olacaktır.
- İlk sözleşme bedeli,
- Ek sözleşme bedeli,
- Toplam sözleşme bedeli,
- İş bitim tarihi,
- Kabul tarihi,
- Hesaplanan fiyat farkı tutarları,
- Hakediş ödemelerine esas sözleşme fiyatları ile yapılan iş/hizmet tutarları,
- Mal alımlarında sözleşme fiyatları ile ödenen tutarlar,
- Sözleşme devredilmişse devir bilgileri ile
- Feshedilmiş ise fesih bilgilerinin
İstisna Kapsamındaki İhaleler ile Doğrudan Temine İlişkin Yönetmelikte Yer Verilen İşlemler
İstisna kapsamındaki ihalelere ilişkin işlemler
İstisna kapsamındaki ihalelerin EKAP’a kaydedilerek İSKN alınması, ihale üzerinde kalan istekli için yasaklılık teyidi yapılması ve ihale sonucuna ilişkin bilgilerin en geç on beş gün içinde Kamu İhale Kurumuna bildirilmesi zorunlu olacaktır.
İstisna kapsamında yapılan ihalelerde; onay belgesi, yaklaşık maliyet, ilan/davet, ihale dokümanının yüklenmesi, fiyat tekliflerinin kaydı, e-teklif, e-eksiltme, teminat, sözleşme işlemleri, bildirim ve tebligatlar ile benzeri hususlara ilişkin işlemlerden Kamu İhale Kurumunca belirlenenler EKAP üzerinden yürütülecektir.
Doğrudan temin işlemleri
Doğrudan temin yöntemiyle yapılan alımların EKAP’a kaydedilerek DTN alınması ve alım sonucuna ilişkin bilgilerin en geç alımın yapıldığı ayı takip eden ayın onuncu gününe kadar Kamu İhale Kurumuna bildirilmesi zorunluluğuna devam edilecektir.
Doğrudan temin yöntemiyle yapılan alımlarda; onay belgesi, piyasa fiyat araştırması, ilan/davet, dokümanın (şartname, sözleşme taslağı ve benzeri belgeler) yüklenmesi, fiyat tekliflerinin kaydı, e-teklif, e-eksiltme, teminat, sözleşme işlemleri, bildirim ve tebligatlar ile benzeri hususlara ilişkin işlemlerden Kamu İhale Kurumunca belirlenenler EKAP üzerinden yürütülecektir.
EKAP Yönetmeliğine buradan ulaşabilirsiniz.
Yönetmeliğin ekinde yer verilen Elektronik Ortamda Yapılan İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartnameye buradan ulaşabilirsiniz
Kamu İhale Mevzuatında aynı tarihte yapılan Değişiklikleri içeren yazımıza buradan ulaşabilirsiniz.