Elektronik İhalelerde Aşırı Düşük Teklifler Nasıl Değerlendirilir?

Hazırlanan bu makalede elektronik ihale yönteminde, ihale dokümanında yer alan aşırı düşük teklif değerlendirme düzenlemesi çerçevesinde tekliflerin değerlendirme süreçleri ilgili mevzuatlar doğrultusunda açıklanmaya çalışılmıştır.

1.Giriş

Öncelikle aşırı düşük teklif kavramını açıklamak faydalı olacaktır. Buna göre;

Kamu İhale Kurumu tarafından Aşırı düşük teklif kavramı; “İhale komisyonu tarafından verilen tekliflerin değerlendirmesi yapıldıktan sonra, teklif fiyatı hizmet alımı ve yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan, mal alımı ihalelerinde ise verilen tekliflerden diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olan teklif” olarak ifade edilmiştir.

Teklif; 4734 sayılı Kanuna göre yapılacak ihalelerde isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri ifade eder.

İhale mevzuatında aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi ile ilgili emredici hükümler bakımında düzenlemeye 4734 sayılı kanunun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38.maddesinde yer verilmiştir. Söz konusu madde ile ihale edilen işin gerektiği şekilde yapılmasına imkân verecek sorumlu bir teklif hazırlanıp hazırlanmadığını tespit etmek üzere, ihale komisyonunun yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olduğunu belirlediği teklifleri hemen reddetmek yerine, bu teklif sahiplerinden tekliflerinin bileşenleri ile ilgili olarak açıklama istemesine ve bu açıklamalar çerçevesinde nihai değerlendirme yapılmasına imkân tanınmıştır.

Madde metninde ayrıca, Kamu İhale Kurumunun, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, yaklaşık maliyeti 4734 sayılı kanunun 8. maddesinde öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkili olduğu, İhale komisyonunun da bu maddenin uygulanmasında Kamu İhale Kurumu tarafından yapılan düzenlemelerin esas alınması gerektiği hüküm altına alınmıştır.

Buna paralel olarak ihale uygulama yönetmeliklerinde; ihale komisyonları verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen yöntemlere göre hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değeri hesaplar. Mal alımlarında ise ihale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder.

Bu hususlara detaylı olarak; Mal alımı ihaleleri için, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 58.maddesinde, hizmet alımı ihaleleri için, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 59.maddesinde, Yapım işleri ihaleleri için, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 60.maddesinde yer verilmiştir.

Ayrıca, Danıştay İdari Dava Daireleri Kurulu tarafından, 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesinin Kamu İhale Kurumuna aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmaksızın ihalenin en düşük teklif üzerinde bırakılmasına yönelik düzenleme yapma yetkisi vermediğine ve İhale Uygulama Yönetmeliklerinin ilgili düzenlemelerinin iptaline karar verilmiş olması sonrasında, 30 Kasım 2021 tarihli ve 31675 sayılı resmî gazetede yayımlanan yönetmelik değişiklikleri ile ihale uygulama yönetmeliklerindeki aşırı düşük teklif maddelerinde değişiklikler yapılmıştır.

Buna göre;

Mal alım ihalelerinde de aşırı düşük teklif değerlendirmesinin yapılmasına yönelik zorunluluk getirilmiş olup, ihale komisyonu tarafından verilen teklifler değerlendirildikten sonra, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanların tespit edilmesi gerekir.
Yapım işleri ve hizmet alım ihalelerinde ise, aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemleri yapılmaksızın ihalenin en düşük teklif üzerinde bırakılması uygulaması kaldırılmıştır.

Bu düzenlemelere göre hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde, aşırı düşük teklif değerlendirmesi için sınır tespiti yapılması zorunlu olmakla birlikte mal alımı ihalelerinde ise bu yönde bir zorunluluk bulunmamakla birlikte, Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenmiş bir hesaplama yöntemi de bulunmamaktadır.

Hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değer tespitine yönelik Kamu İhale Kurumu tarafından yayımlanmış olan hesaplama araçlarına EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) – Sınır Deger Hesaplama (kik.gov.tr) adresinde ulaşılabilir.

İhale uygulama yönetmeliklerinde yer verilen düzenlemeler çerçevesinde idare tarafından ihale hazırlık sürecinde ihale dokümanında yapılan düzenlemeler doğrultusunda ihale komisyonlarınca teklifi sınır değerin altında olan isteklilerden, aşırı düşük teklif açıklaması istenecek veya açıklama istenmeksizin teklifler değerlendirme dışı bırakılacaktır. İhale dokümanında alımın türüne göre yapılabilecek düzenlemeler ile bu düzenlemelere göre elektronik ihale işlem süreçlerini açıklayalım.

2. Aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesine yönelik ihale dokümanında yer verilebilecek düzenlemeler

Aşırı düşük tekliflerin nasıl değerlendirileceğine yönelik düzenlemelere ihale dokümanı kapsamında yer alan idari şartnamenin ilgili maddesinde (33. madde) yer verilmesi gerekir. İhale komisyonu idari şartnamedeki bu düzenleme çevresinde teklif değerlendirme işlemlerine devam edecektir.
Aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesine yönelik düzenlemeler Kamu ihale kurumu tarafından yapılan mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde ve ihalenin türüne göre ihale dokümanı hazırlık sürecinde aşağıda belirtildiği şekilde gerçekleştirilir.

2.1. Mal Alımı İhalelerinde;

Verilen tekliflerden diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanların, ihale komisyonu tarafından tespit edilmesi halinde, bu teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir.
İhale komisyonu tarafından;

a) İmalat sürecinin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temininde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen malın özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınarak aşırı düşük teklifler değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

2.2. Hizmet Alımı İhalelerinde;

(A) Yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına kadar olan ihalelerde idare tarafından aşağıdaki (I) ve (II) numaralı seçeneklerden biri seçilerek ihale dokümanı buna göre düzenlenecektir.

(I) Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.

(II) Sınır değerin altında teklif sunan isteklilerin teklifleri açıklama istenilmeksizin reddedilecektir.

(B) Yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına eşit veya bu değerin üzerinde olan ihalelerde idare tarafından ihale dokümanı aşağıdaki şekilde düzenlenecektir.

Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;
a) Verilen hizmetin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde
kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.

Ayrıca, aşırı düşük teklif sorgulaması çok sayıda şikayet başvurusuna konu edildiğinden dolayı Kamu İhale Kurulunun 24.01.2022 tarih ve 2022/DK.D-29 sayılı düzenleyici kurul kararında; ilanı veya duyurusu 09/02/2022 tarihi ve sonrasında yapılacak ihalelerde uygulanmak üzere yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına kadar olan

Malzemeli Yemek Hizmetleri,
Personel/Öğrenci Taşıma Hizmetleri,
Araç Kiralama Hizmetleri,

Hizmet alımlarında, sınır değerin altında olduğu tespit edilen tekliflerin Kanunun 38 inci maddesinde öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesi suretiyle ihalenin sonuçlandırılmasına, Birden fazla hizmet işini kapsayan ve bu işlerden birinin veya birkaçının ekli listede bulunduğu tespit edilen işlerde, listede bulunan alımın yaklaşık maliyetteki ağırlığının yarıdan fazla olması durumunda işin tamamının listede bulunduğunun kabul edilmesine, karar verilmiştir.

2.3. Yapım işi ihalelerinde;

(A) Yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin üçte birine kadar olan ihalelerde, idare tarafından ihale dokümanı aşağıdaki (I) ve (II) numaralı seçeneklerden biri seçilerek düzenlenecektir.

a) Yapım yönteminin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen işin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.

(II) Sınır değerin altında teklif sunan isteklilerin teklifleri açıklama istenilmeksizin reddedilecektir.

(B) Yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin üçte birine eşit veya bu değerin üzerinde olan ihalelerde, idare tarafından ihale dokümanı aşağıdaki şekilde düzenlenecektir.
Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

3. Elektronik ihalelerde tekliflerin, ihale dokümanında yer alan aşırı düşük teklif düzenlenmesine göre değerlendirilmesi

İhale komisyonu tarafından aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi kapsamında ihale dokümanında seçilen yönteme bağlı olarak ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde, iki senaryoya göre işlem gerçekleştirmesi gerekir.
Bunlar;

3.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde;

Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile mal alımı ihalelerinde teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, Ayrıca, Mal alımı ihalelerinde bu aşamada ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir.
Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir,
Sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır.
Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir.

3.2. Aşırı düşük teklif sorgulamasının yapıldığı ihalelerde;

Aşırı düşük teklif sahibi tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile mal alımı ihalelerinde teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları ve ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları istenir.
Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen veya aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.
Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan veya numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.
Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan ve numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi uygun görülen isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir.
Aşırı düşük teklif açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilir.
Aşırı düşük tüm tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması veya reddedilmesi halinde, teklif fiyatı aşırı düşük bulunmayan ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine ilişkin olarak yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen ve teyidi yapılmayan belgelerin tevsikine ilişkin değerlendirme aynı şekilde yapılır.
Aşırı düşük teklifler arasından geçerli en az iki teklif kalması ve bu tekliflerin ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları yeniden istenmeksizin ihale işlemlerine devam edilir.
Aşırı düşük teklifler arasından tek geçerli teklif kalması ve bu teklif sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunması veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermesi/kurulumlarını yapması yeniden istenmez.
Aşırı düşük teklifler arasından tek geçerli teklif kalması ve ihalede ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin öngörülmesi halinde ise, bu isteklinin tespiti aynı şekilde belge tevsik işlemlerine ilişkin esaslar uygulanarak ihale işlemlerine devam edilir.
Bu işlemlere, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilir.

4. Sonuç ve Değerlendirme

İhalelerde elektronik ihale yönteminin uygulanmasına ilişkin zorunluluk 3 Ekim 2022 tarihinden itibaren başlamıştır. Bu nedenle elektronik ihalelerde ihalenin karara bağlanması süreci klasik ihale usulünden farklılıklar göstermektedir. Özellikle aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin sorgulama ve sonuç değerlendirme süreçleri önem arz etmektedir.

Bu çerçevede süreci maddeler halinde özetlemek gerekirse;

İhale dokümanında aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceğinin düzenlendiği hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde, teklifi hesaplanan sınır değerin altında olduğu tespit edilen istekliler ile mal alımı ihalelerinde ihale komisyonunca teklifi aşırı düşük teklif olarak değerlendirilen isteklilerin teklifleri açıklama istenmeksizin değerlendirme dışı bırakılır ve bu isteklilere yönelik ihalelerden yasaklama veya geçici teminatın gelir kaydedilmesi gibi yaptırımlar uygulanmaz.
İhale dokümanında aşırı düşük teklif sorgulamasının yapılacağının düzenlendiği ihalelerde;

İstekliler tarafından yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen ve teyidi yapılamayan belgelerin bulunması halinde bunların tevsiki ile mal alımlarında teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin belgelerin sunulması ile ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarının talep yazısı ile birlikte aşırı düşük teklif açıklamalarına ilişkin talep yazısı ile aşırı düşük teklif açıklamaları talep edilir.

Talep yazılarında isteklilere;
Yapım işleri ihalelerinde beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre,
Mal alımı ile hizmet alımı ihalelerinde üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre, verilir.

Aşırı düşük teklif açıklamaları ile tevsik edici belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve ihalelerden yasaklama ile geçici teminatın gelir kaydedilmesi gibi yaptırımlar uygulanmaz.
Tevsik edici belgeler ile mal alımlarında teknik şartnameye cevaplara ilişkin bilgi belgeleri idarece belirlenen sürede sunulması ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan ve varsa numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi uygun görülen isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenebilir.

Aşırı düşük teklif açıklamalarının incelemeleri;
Yapım işleri ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi, Kamu İhale Genel Tebliğinin 45. maddesi,
Mal alımı ihalelerinde, Kamu İhale Genel Tebliğinin 62/A. maddesi,
Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi, Kamu İhale Genel Tebliğinin 79. maddesi.

İdareye sunulan bilgi belgelerin incelenmesi sonucunda yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan ve varsa numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız görülen isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenmez. Bu durumda teklifler yalnızca değerlendirme dışı bırakılır ve ihalelerden yasaklama ile geçici teminatın gelir kaydedilmesi yaptırımları uygulanmaz.
Aşırı düşük teklif değerlendirmesi yapılan ancak, açıklamaları uygun görülmeyen isteklilerin teklifleri de yalnızca değerlendirme dışı bırakılır ve ihalelerde yasaklama ile geçici teminatın gelir kaydedilmesi yaptırımları uygulanmaz.
Aşırı düşük teklif değerlendirmesi yapılan ve açıklamaları uygun görülen isteklilerin teklifleri ekonomik açıdan avantajlı teklif olarak dikkate alınır.

İhale komisyonu tarafından bu işlem süreçlerinin tamamlanması neticesinde ihale karara bağlanır.

Kaynaklar

Kamu İhale Mevzuatı
Kamu İhale Kurulu kararları

Hemen Paylaş