Bu makalemizde Elektronik ihale yöntemi çevresinde fiyat dışı unsurlara yönelik ihale mevzuatında yer alan düzenlemeler ile idare EKAP işlemleri ele alınmıştır.
1. Giriş:
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda temel kural, ekonomik açıdan en avantajlı teklif anılan kanunun 37 ve 38 inci maddelere göre yapılan değerlendirme sonucunda fiyat esasına göre belirlenmektedir. Ancak, kanunun 40’ıncı maddesinde, Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin sadece fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenebileceği, ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, ihale dokümanında bu unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları belirleneceği hükme bağlanmıştır.
Bu hükümle işin niteliğine ve idarenin ihtiyacına göre kaliteli mal, hizmet veya yapım işlerinin temini amaçlanmış olup, ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenirken fiyat dışı unsur kullanımı sonucu, geçerli teklifler arasında en düşük bedelli tekliften daha yüksek bedelli bir teklifin kabul edilebilmesi durumu ortaya çıkabileceğinden, kabul edilecek olan daha yüksek bedelli teklif ile yapılacak işin, ilk teklif ile yapacak işe nazaran, idareye sağlayacağı bir takım niceliksel veya niteliksel artı değerlere sahip olması gerektiği hususu fiyat dışı unsur belirlemesinde dikkate alınmalıdır.
Konu ile ilgili bazı kavramlar aşağıda açıklanmıştır.
Fiyat dışı unsur; Kamu İhale Kurumu tarafından yayımlanan terimler sözlüğünde “Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, ihale konusu işin özelliği göz önünde bulundurularak belirlenen işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer, süre gibi unsurlar.” olarak ifade edilmiştir.
Aynı şekilde terimler sözlüğünde;
Ekonomik açıdan en avantajlı teklif; “Sadece fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenen ihale uhdesinde bırakılan istekli tarafından verilen teklif. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde; fiyat dışı unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin yapılabilmesi için sunulacak belgelerin idari şartnamede açıkça belirtilmesi gerekmektedir. İhale dokümanında yerli istekliler lehine fiyat avantajı sağlanacağı belirtilen ihalelerde ise bu fiyat avantajı da uygulanmak suretiyle ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenmelidir.” olarak,
İdari Şartname; “İdare tarafından uygulanacak ihale usulüne ilişkin olarak ilgili Uygulama Yönetmelikleri ekinde yer alan tip idari şartname esas alınarak hazırlanan şartname.“ olarak ifade edilmiştir.
2. Fiyat dışı unsur belirlenmesinde dikkat edilmesi gerekenler ile mevzuat düzenlemeleri:
Fiyat dışı unsurlara yönelik ihale mevzuatında yer alan düzenlemeler aşağıda belirtilmiştir. Buna göre;
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhalenin karara bağlanması ve onaylanması” başlıklı 40’ıncı maddesinde;
“37 ve 38’inci maddelere göre yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır.
Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, sadece fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenir. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, ihale dokümanında bu unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları belirlenir…” hükmüne yer verilmiştir.
İhaleleri Uygulama Yönetmeliklerinin “Fiyat dışı unsurlar ve bu unsurlara yönelik düzenleme” başlıklı maddelerinde;
- Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 62. Madde,
- Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 61. Madde,
- Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 60. Madde
“(1) İhale konusu işin özelliği göz önünde bulundurularak işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer, süre gibi unsurlar fiyat dışı unsur olarak belirlenebilir.
(2) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde; fiyat dışı unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin yapılabilmesi için sunulacak belgeler idari şartnamede açıkça belirtilir.
(3) Fiyat dışı unsurlar, bir marka veya model esas alınarak rekabeti ortadan kaldırıcı bir şekilde belirlenemez.
(4) Fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine yönelik düzenlemeyi yapan birim veya görevliler tarafından gerekçeli bir açıklama belgesi hazırlanır ve bu belge ihale onay belgesinin ekinde yer alır.” hükümlerin yer verilmiştir.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde bunlara ek olarak, Ekonomik ve mali yeterlik kriterleri ile iş deneyim belgesinin fiyat dışı unsur olarak öngörülemeyeceği hükmüne yer verilmiştir.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenmesi ile ilgili hususlar” başlıklı 53.3’üncü maddesinde;
“53.3.1. Kanun’un 40’ıncı maddesi uyarınca, ekonomik açıdan en avantajlı teklif; sadece fiyat esasına göre belirlenebileceği gibi fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınarak belirlenebilmektedir. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin hangi yöntem kullanılarak belirlenebileceği hususu tamamen idarenin takdirinde olup fiyat dışı unsurlar kullanılarak belirlenmesi durumunda aşağıdaki esaslara uyulması gerekmektedir.
53.3.2. Fiyat dışı unsurların, Kanun’un 5’inci maddesinde belirtilen ilkelere halel getirmeyecek bir biçimde idari şartnamede açık ve net olarak düzenlenmesi gerekmektedir.
53.3.3. İdari şartnamede fiyat dışı unsur olarak belirlenen hususların parasal değerlerinin veya nispi ağırlıklarının belirlenmesi gerekmektedir.
53.3.4. Fiyat dışı unsur olarak yalnızca niceliksel unsurların belirlenmesi zorunlu olmayıp bu kapsamda niteliksel belirlemeler de yapılabilir. Bu bağlamda, ihale konusu işin beklenen kaliteye uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamaya yönelik parametreler, kamuya karşı yükleniminde bulunan işlerin miktarı veya tutarı bakımından kapasite durumu ya da ihale konusu işi oluşturan bileşenler itibariyle isteklinin teklifi ile yaklaşık maliyet yapısının birbiri ile uyumu gibi hususlar fiyat dışı unsur olarak belirlenebilecektir.” Açıklamalarına yer verilmiştir.
Temel ilkeler; (4734 sayılı kanun 5. madde)
Madde 5- İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.
Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartnamenin “Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi” 35. Maddesinin dipnotlarında;
“35.1. Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif,
35.1.1.………………………………………………………………………………………….
35.1.2.………………………………………………………………………………………….
(1) Ekonomik açıdan en avantajlı teklif sadece fiyat esasına göre belirlenecek ise madde metnine “teklif edilen fiyatların en düşük olanıdır.” ibaresi yazılacaktır. Bu durumda, 35.1.1. ve 35.1.2. maddelerine “Bu madde boş bırakılmıştır.” yazılacaktır.
(2) Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirlenecek ise “fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirlenecektir.” ibaresi yazılacaktır. Bu durumda, fiyat dışı unsurların neler olduğu ve bu unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi 35.1.1. maddesinde düzenlenecek ve 35.1.2. maddesine “Fiyat dışı unsurların değerlendirilmesine ilişkin bilgi ve belgeler yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilecektir.” yazılacaktır.” açıklamalarına yer verilmiştir.
Yukarıda yer verilen düzenlemeleri özetlemek gerekirse fiyat dışı unsurlar kullanılarak belirlenmesi durumunda aşağıdaki esaslara uyulması önem arz etmektedir.
- Fiyat dışı unsurların, 4734 sayılı kanunun 5 inci maddesinde belirtilen temel ilkelere halel getirmeyecek bir biçimde idari şartnamede açık ve net olarak düzenlenmesi gerekmektedir.
- İdari şartnamede fiyat dışı unsur olarak belirlenen hususların parasal değerlerinin veya nispi ağırlıklarının belirlenmesi gerekmektedir.
- Fiyat dışı unsur olarak yalnızca niceliksel unsurların belirlenmesi zorunlu olmayıp bu kapsamda niteliksel belirlemeler de yapılabilir. Bu bağlamda, ihale konusu işin beklenen kaliteye uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamaya yönelik parametreler, kamuya karşı yükleniminde bulunan işlerin miktarı veya tutarı bakımından kapasite durumu ya da ihale konusu işi oluşturan bileşenler itibariyle isteklinin teklifi ile yaklaşık maliyet yapısının birbiri ile uyumu gibi hususlar fiyat dışı unsur olarak belirlenebilecektir.
- Fiyat dışı unsurlar, bir marka veya model esas alınarak rekabeti sınırlayıcı şekilde belirlenememelidir.
- Mal alımı ihalelerinde, ekonomik ve mali yeterlik kriterleri ile iş deneyim belgesi fiyat dışı unsur olarak belirlenmemesi gerekir.
- İdare tarafından kaydedilen fiyat dışı unsurlar, bu unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin yapılabilmesi için beyan edilecek belge/numune ve/veya demonstrasyon bilgisi idari şartnamenin ilgili maddesinde belirlenmiş olması gerekmektedir.
3. Fiyat dışı unsur belirlemesinde idarelerin takdir yetkisi:
4734 sayılı Kanun’un 40’ıncı maddesi uyarınca, ekonomik açıdan en avantajlı teklif; sadece fiyat esasına göre belirlenebileceği gibi fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınarak da belirlenebilmektedir.
İhale Uygulama Yönetmeliklerinin yukarıda aktarılan maddelerinde bu hususun yanı sıra; ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde; fiyat dışı unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin yapılabilmesi için sunulacak belgelerin idari şartnamede açıkça belirtileceği, fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine yönelik düzenlemeyi yapan birim veya görevliler tarafından gerekçeli bir açıklama belgesi hazırlanacağı ve bu belgenin ihale onay belgesinin ekinde yer alacağı, ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin hangi yöntem kullanılarak belirlenebileceği hususunun tamamen idarenin takdirinde olduğu, fiyat dışı unsurlar kullanılarak belirlenmesi durumunda hangi esaslara uyulması gerektiği Kamu İhale Genel Tebliği’nin yukarıda aktarılan bölümünde açıklanmıştır.
Bu nedenle ihalelerde Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenebileceği hususu idarelerin takdirinde olup, fiyat dışı unsurların belirlenmesi halinde, ihale dokümanında bu unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları idare tarafından belirlenmelidir.
4. Elektronik ihale yönteminde fiyat dışı unsur:
Bilindiği üzere elektronik ihale (e-İhale): Tekliflerin elektronik ortamda, EKAP üzerinden hazırlanarak istekli veya istekli adına yetkili kişi veya kişilerce e-imza ile imzalandığı, teklif değerlendirme işlemlerinin de EKAP üzerinden tamamlandığı ihale yöntemidir.
İdare tarafından ihale konusu malın, hizmetin ya da yapım işinin özelliği göz önünde bulundurularak işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite, teknik değer ve süre gibi unsurlar fiyat dışı unsur olarak belirlenebileceği yukarıda detaylıca açıklanmıştır.
Elektronik ihalelerde fiyat dışı unsur tanımlama işlemleri ile kaydedilen fiyat dışı unsurlar, bu unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin yapılabilmesi için beyan edilecek belge/numune ve/veya demonstrasyon bilgisi idari şartnamenin ilgili maddesine EKAP üzerinden yansıtılmaktadır.
Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği elektronik ihalelerde; fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama formülüne ilişkin EKAP’ta düzenlemeler yer almaktadır. İdare kullanıcısı tarafından ihale hazırlık aşamasından EKAP’ta yer alan bu düzenlemeler çerçevesinde bilgi girişi yapılmalıdır.
Elektronik ihalelerde fiyat dışı unsurlara ilişkin yeterlik bilgileri tablosunda teyit kriteri ve teyit bilgisi açıklamalara yer verecek şekilde satır açılması gerekmektedir.
Elektronik ihalelerde fiyat dışı unsur belirleyebilmek için, İdare kullanıcısı tarafından “İhale Öncesi” menüsünden yapılan “İhale Kayıt işlemleri” sürecinde “ihale bilgileri” bölümünde “Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde fiyat dışı unsurlardan yararlanılacak mı?” sorusunun cevabı “Evet” olarak seçilir. Böylece, ihale için fiyat dışı unsur işlemleri EKAP üzerinden işletilebilir duruma getirilmektedir.
EKAP’da ihale kayıt aşamasında fiyat dışı unsur belirlenmiş ve ihtiyaç raporu bağlanmış elektronik ihalede, İhale İşlemleri sayfasında “Doküman Hazırlama” ekranında “Fiyat Dışı Unsur Tanımlama İşlemleri” seçeneği aktif olarak görüntülenecektir.
“Fiyat Dışı Unsur Tanımlama İşlemleri” butonuna basıldıktan sonra açılan ekranda, İhale Bilgileri ve Fiyat Dışı Unsur Belirleme İşlemleri paneli bulunmaktadır.
Fiyat Dışı Unsur Belirleme İşlemleri panelinde ise fiyat dışı unsurlar, bu unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama formülü bilgilerinin girişi yapılır. Fiyat dışı unsurları hesaplamada kullanılacak formül seçilir.
Hesaplamada Kullanılacak Formüllerin Açılımları Aşağıdaki Şekildedir:
- Toplam Puan = Teklif Fiyatı Puanı + Fiyat Dışı Unsur Puanı formülünün açılımı; Toplam Puan= ((En Düşük Teklif Fiyatı / İsteklinin Teklif Fiyatı) X İdarece girilen Teklif Fiyat Puanı) + Fiyat Dışı Unsur Puanı şeklindedir.
- Sıralamaya Esas Teklif Fiyatı = Geçerli En Düşük Teklif Fiyat x (Alınabilecek En Yüksek Puan (100) /İstekli TP Formülünün açılımı; İstekli Toplam Puan (İstekli TP) = ((En Düşük Teklif Fiyatı / İsteklinin Teklif Fiyatı) X İdarece girilen Teklif Fiyat Puanı) + Fiyat Dışı Unsur Puanı, Sıralamaya Esas Teklif Fiyatı= Geçerli En Düşük Teklif Fiyat X (Alınabilecek En Yüksek Puan (100) / İstekli Toplam Puan) şeklindedir.
- Sıralamaya Esas Teklif Fiyatı= İsteklinin Teklif Fiyatı/ (1+(İsteklinin Fiyat Dışı Unsur Puanı / Alınabilecek En Yüksek Puan (100))) formülü ise açık şekilde yazılmıştır.
Bu üç formül dışında başka bir formül kullanılmak isteniyorsa diğer (Manuel Giriş) seçeneği seçilebilir ve açılan alana formül bilgisi manuel olarak girilebilir.
Diğer (Manuel Giriş) seçeneği dışında, bu üç formül seçildiğinde, belirlenen teklif fiyatı puanı en az 40 puan olmalı, teklif fiyatı puanı ile fiyat dışı unsur puanının toplamı ise 100 puan olmalıdır.
Bu ekranda ayrıca Fiyat dışı unsurları değerlendirmede kullanılacak yöntem seçimi yapılır ve “Ekle” butonu ile eklenir.
“Fiyat Dışı Unsur İşlemlerini Tamamla” butonuna basarak fiyat dışı unsur işlemleri başarıyla tamamlanır. Kaydedilen fiyat dışı unsur İdari Şartnamenin 35.1 maddesine ve ihale ilanının ilgili maddesine tablo olarak yansıtılacaktır. Böylelikle fiyat dışı unsur belirlemesi tamamlanmış olacaktır.
Elektronik ihale gibi önemli bir konuda piyasada bulabileceğiniz tek kaynak niteliğindeki “HAP BİLGİLERLE UYGULAMALI ELEKTRONİK İHALE” Kitabımız Kasım 2022 de AMP Akademi tarafından basılmıştır.
200 Sayfadan oluşan eserde, 105 adet hap bilgi ve 17 adet kurul kararı sunulmuştur. Kitapta makalemize benzer ihale konuları ile ilgili tüm ekran görüntüleri renkli olarak yer almaktadır.
Kitap hakkında detaylı bilgi edinmek ve satın almak için aşağıda yer verilen bağlantıyı kullanabilirsiniz.
Ayrıca, Elektronik İhale Kitabımızın detaylı olarak incelendiği makalemizde aşağıda yer verilen bağlantından okuyabilirsiniz.
https://www.hakedis.org/elektronik-ihale-kitabi/